Google Sheets là công cụ quen thuộc nhưng có nhiều tính năng nhỏ hữu ích mà không phải ai làm việc với nó nhiều cũng biết. Dưới đây là 5 tips mình thường dùng để làm việc nhanh hơn, gọn hơn và chuyên nghiệp hơn khi dùng Google Sheets.

1. Freeze hàng / cột để luôn nhìn thấy tiêu đề

Khi làm việc với bảng dữ liệu dài, việc cuộn xuống khiến bạn không còn thấy tiêu đề cột rất bất tiện.

👉 Cách làm:

• Từ menu, chọn View → Freeze
• Chọn:
  • 1 row → Freeze hàng đầu tiên
  • 2 rows → Freeze 2 hàng đầu
  • Up to current row → Freeze tới hàng đang chọn

Tương tự với cột: View → Freeze → 1 column/ 2 columns…

💡 Tip hay dùng:

• Freeze hàng tiêu đề. Freeze cột ID / tên nhân viên (các cột/ hàng đầu bảng)
• Chỉ thực hiện được Freeze hàng hay cột khi nó không có các cell bị merge, nên hãy thực hiện freeze ngay khi vừa tạo bảng hoặc với bảng đã có sẵn thì bỏ merge và freeze xong mới merge lại nhé.

=> Giúp đọc dữ liệu dài nhiều hàng/ cột dễ hơn rất nhiều 👌

2. Group / Ungroup để thu gọn dữ liệu

Khi bảng có nhiều dòng/cột liên quan, bạn có thể Group để thu gọn lại lúc chưa xem đến hay mở rộng để xem rất tiện lợi khi tài liệu có nhiều phần trang mục

👉 Cách làm:

• Chọn các dòng hoặc cột
• Chuột phải → Chọn View more row actions →Group rows hoặc Group columns

Sau đó bạn sẽ thấy dấu:

• ➖ để thu gọn
• ➕ để mở rộng

💡 Ví dụ dùng thực tế:

• Group theo tháng
• Group theo từng nhóm nhân viên
• Group theo từng module trong project
• Group theo từng nhóm testcase theo chức năng

Giúp bảng nhìn gọn và chuyên nghiệp hơn nhiều ✨

Vậy khi nào dùng Ungroup? bạn dùng lúc muốn sửa lại phần group đã có để nhóm lại các dòng/ cột liên quan với nhau, làm với thao tác tương tự và chọn Ungroup nhé

3. Đổ màu xen kẽ (Alternate colors)

Bảng dữ liệu dài rất khó đọc nếu tất cả đều màu trắng. Google Sheets có tính năng Alternate colors để tự động đổ màu xen kẽ.

👉 Cách làm:

• Chọn vùng dữ liệu
• Từ menu chọn Format → Alternating colors
• Chọn mẫu màu bạn thích

💡 Lợi ích:

• Dễ đọc dữ liệu
• Nhìn chuyên nghiệp hơn
• Không cần tô màu thủ công

Mình luôn dùng tính năng này cho các bảng dữ liệu lớn 👍

4. Tạo Drop-down list bằng Data validation

Drop-down giúp hạn chế nhập sai dữ liệu và chuẩn hóa thông tin.

👉 Cách làm:

• Chọn ô / cột cần tạo dropdown
• Từ menu chọn Data → Data validation
• Chọn:
  • List of items → Nhập giá trị thủ công
  • List from range → Lấy từ danh sách có sẵn

💡 Ví dụ ứng dụng:

• Status: Done / Doing / Pending
• Priority: High / Medium / Low
• Loại chi phí: Ăn uống / Đi lại / Khác

👉 Bonus: Có thể sửa nhanh các mục trong drop list khi nhấn mở list nhấn vào icon Edit ở cuối và thực hiện sửa lại nhé

5. Lấy link cell/range

Bạn có thể lấy link đến chính xác 1 ô hoặc 1 vùng dữ liệu để gửi cho người khác, khi nhấn vào link này sễ mở đến chính xác ô/ vùng bạn muốn.

👉 Cách làm:

• Chuột phải vào ô hoặc vùng dữ liệu,
• Chọn View more row actions →Chọn Get link to this cell hoặc Get link to this range

💡 Khi nào nên dùng:

• Gửi link cho đồng nghiệp xem đúng chỗ
• Comment review dữ liệu
• Gửi lỗi cần kiểm tra

👉 Cực kỳ tiện khi làm việc nhóm 💼

🎯 Tổng kết

5 tips nhỏ nhưng cực kỳ hữu ích khi đã dùng quen những tính năng này, bạn sẽ thấy Google Sheets “xịn” hơn Excel rất nhiều khi làm việc nhóm 🚀