Những kỹ năng cần trang bị trước khi trở thành quản lý

Là một người quản lý, sẽ có lần bạn thấy mình ở trong tình huống khó khăn.Ví dụ như: Bạn cần phải cho ai đó biết rằng họ không còn phù hợp với vai trò của họ, hoặc làm mọi thứ suôn sẻ hơn với một khách hàng khó tính. Do đó, điều quan trọng là bạn không nên nhảy vào vị trí quản lý mà không có sự chuẩn bị trước. Nếu bạn muốn làm đúng điều đó, có một bộ những kỹ năng mà bạn cần phải xây dựng trước. Hãy đảm bảo rằng bạn thành thạo 7 kỹ năng sau trước khi bạn nhận vị trí quản lý.

1. Hiểu về ngân sách và tài chính

Ngay cả khi bạn không làm việc trong lĩnh vực tài chính, hiểu về ngân sách và tài chính là rất quan trọng nếu bạn muốn thăng tiến trong công việc. Càng lên cao, sự mong đợi dành cho bạn và team của bạn càng lớn.
Roy Cohen, huấn luyện viên, tác giả của cuốn sách “The Wall Street Professional’s Survival Guide” nói rằng “Người quản lý phải luôn luôn biết về những con số: Chúng bắt nguồn như thế nào và cái gì đang ấn giấu sau chúng. Là người quản lý bạn không thể khiểm trách lỗi lầm của người khác nếu bạn không biết về những gì đang được báo cáo. ”

2. Uỷ thác/ uỷ quyền

Đây là vấn đề được nhắc lại nhiều lần trong các bài blog trước, bạn không thể “get everything done by yourself“. Nếu bạn không học được cách uỷ thác công việc cho cấp dưới thì bạn sẽ không bao giờ trở thành một nhà quản lý tầm cỡ, bởi đi một mình bạn có thể đi nhanh nhưng bạn sẽ không thể đi xa như khi đi cùng một team.
Là một quản lý, công việc của bạn không chỉ gói gọn trong một dự án, mà bạn sẽ phải giám sát nhiều dự án cùng lúc, khi đó bạn sẽ không có đủ thời gian để tham gia vào công việc của tất cả các dự án. Đến lúc này, việc của bạn là phải uỷ thác cho những người mà bạn tin tưởng sẽ giúp bạn hoàn thành công việc.
Angela Copeland nói “Bạn phải học cách buông tay và tin cậy vào nhóm của bạn. Và trên tất cả bạn phải tin tưởng họ. Những nhân viên hạnh phúc là những người cảm thấy họ có sự hỗ trợ từ người quản lý, người tin tưởng họ sẽ hoàn thành công việc”.

3. Đánh giá độ ưu tiên 

Việc thường xuyên phải đánh giá độ ưu tiên cho từng nhiệm vụ trong công việc là điều mà mọi nhân viên đều phải làm, nhưng là một quản lý bạn sẽ không chỉ quan tâm đến công việc cá nhân mà phải quản lý công việc của cả một team. Với nguồn tài nguyên giới hạn, bạn sẽ phải học cách đánh giá độ ưu tiên và sự cần thiết của từng nhiệm vụ. Thường xuyên xem lại độ ưu tiên của các nhiệm vụ giúp bạn hạn chế rủi ro khi quản trị dự án.

4. Hiểu biết cơ bản về công nghệ

Nếu bạn là quản lý với kiến thức nền tảng công nghệ thông tin thì đề mục này không quá khó đối với bạn. Nhưng nếu bạn không phải là người có kiến thức nền tảng về công nghệ thông tin, thì bạn nhất thiết phải biết những công cụ sau: SpreadSheet và Powerpoint. Biết sử dụng Spreadsheet và Powerpoint giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian trong quản lý công việc.

5. Giao tiếp

Một trong những kỹ năng quan trọng của một nhà quản lý là kỹ năng giao tiếp. Kỹ năng giao tiếp tốt mang lại nhiều lợi thế trong công việc, ở vị trí quản lý bạn sẽ phải giao tiếp với khách hàng, giao tiếp với các team khác nhau trong công ty, nếu có kỹ năng giao tiếp tốt bạn sẽ dễ dàng nhận được sự trợ giúp từ các team khác, và làm hài lòng khách hàng.

6. Quản trị dự án

Trở thành quản lý thì điều chắc chắn bạn cần phải biết là quản trị dự án. Bạn cần phải quản lý tốt tài nguyên trong dự án, tiến độ công việc, quản trị rủi ro.

7. Cùng chung chiến hào

Quản lý là người đứng mũi chịu sào, sẵn sàng xắn tay áo lên cùng team xử lý công việc trong những trường hợp khó khăn. Khi nhóm của bạn biết rằng họ hoàn toàn có thể tin tưởng trong những tình huống khó khăn bạn sẽ luôn trợ giúp họ, họ sẽ tin tưởng ở bạn và đây là cơ hội để bạn xây dựng uy tín của mình.