bắt đầu sử dụng Google Calendar

Bên cạnh công cụ chat, bao giờ các công ty cũng sẽ áp dụng thống nhất một công cụ quản lý lịch biểu, nôm na là công cụ để visualize (trực quan hoá) mấy vụ họp hành,

Ngày xưa, loại công cụ này được gọi là Groupware, các công ty có thể dùng luôn công cụ đi kèm trong bộ office của Microsoft hoặc mua dịch vụ của bên thứ ba, ví dụ như khá nhiều công ty Nhật mua bộ công cụ của cybozu.com….

Gần đây, dịch covid khiến độ phổ dụng (popularity) của công cụ họp hành Gmeet tăng vọt, và một khi đã dùng Gmeet cho online meeting, hầu như chắc chắn công ty sẽ dùng công cụ quản lý lịch biểu Google Calendar, do mức tích hợp và tương tích cao độ của hai thứ này. Bản thân tôi đánh giá Google Calendar là một công cụ rất ổn về nhiều mặt.

Bài viết sẽ giới thiệu một vài điểm bạn có thể áp dụng để nâng cao hiệu quả làm việc với Google Calendar

I. Kiểm tra lịch biểu hàng ngày

Để một công cụ phát huy hiệu quả thì đầu đầu tiên ta phải sử dụng nó đã. Điều này tưởng chừng hiển nhiên cho đến khi … quên mất.

Bản thân tôi cũng có lúc quên mất. Trong đợt dịch, tính ra tôi đã bị bỏ lỡ, vào muộn vài cuộc họp…. Từ đó, tôi phải tập lại thói quen sáng nào cũng vào kiểm tra Google Calendar (sau đây gọi tắt là calendar), còn để luôn một cửa sổ calendar lúc nào cũng thường trực trên trình duyệt để thỉnh thoảng check lại cho chắc nữa.

II. Kiểm tra lịch của người khác trước khi hẹn họp

Những lần đồng nghiệp hỏi thời gian biểu của tôi để đặt lịch họp, tôi đều nói cứ xem calendar của tôi, thấy chỗ nào trống thì đặt.

Để xem trước lịch của đồng nghiệp mình mời họp, đơn giản nhất là sử dụng hộp tìm kiếm Meet with ….

Bạn có thể thấy ta hoàn toàn kiểm tra được lịch của nhiều người cùng lúc như trong ảnh minh hoạ ở trên.

note nhỏ là khi dùng những tính năng Meet with …. hay Find a time này, ta không những có thể tìm kiếm lịch của ai đó, mà còn có thể tìm kiếm luôn phòng họp, xem tình hình đặt phòng họp ấy thế nào. Chỉ cần gõ tên phòng họp vào hộp tìm kiếm như minh hoạ ở dưới:

III. Tạo mới cuộc họp nhanh với Duplicate

Tất nhiên là với Calendar ta hoàn toàn có thể tạo nhanh các cuộc họp định kỳ hàng tuần/ hai tuần 1 lần, 1 tháng 1 lần …. . Giao diện trực quan của Calendar cho phép một người tự tìm thấy những lựa chọn đó rất dễ dàng.

Ở đây tôi muốn đề cập đến những cuộc họp khác, hơi kiểu không có định kỳ chính xác, ví dụ như các cuộc họp 1:1 sẽ là lặp lại nhưng không cố định về khoảng cách giữa 2 lần họp. Những người tham gia cũng không có nhu cầu tạo sẵn nhiều cuộc họp trong tương lai ngay từ đầu.

Lúc đó, hãy thử dùng menu Duplicate có ở dấu 3 chấm dọc thần thánh (click vào cuộc họp gốc để thấy dấu 3 chấm dọc thần thánh nhé):

Khi dùng Duplicate, thời gian, người tham gia, link Gmeet, room …. đều được copy, thường ta chỉ cần sửa lại thời gian bắt đầu và lúc đó lại có thể dùng Find a time. So với công sức click để tạo một cuộc họp mới tất cả từ đầu hoặc công sức suy nghĩ về các option để thiết lập lặp định kỳ thì giảm thiểu được khá nhiều.

IV. Để đối phương sửa được cuộc họp

Calendar đương nhiên cho phép bạn sửa cuộc họp đã tạo: thay đổi thời gian, phòng họp, thêm/ bớt khách mời, tuy nhiên chỉ có người tạo ra cuộc họp mới sửa được, theo như thiết lập (setting) mặc định của Calendar.

Trong thực tế công việc, dần dần người tạo cuộc họp lúc đầu có thể đã chuyển sang công việc khác, hoặc có vị khách mời muốn đổi lịch họp…. Những lúc ấy, nếu chỉ người tạo mới có thể thay đổi thì sẽ đòi hỏi thêm khá nhiều liên lạc giữa các bên. Trong công việc, chuyện phát sinh thay đổi là không thể tránh khỏi.

Dần dà tôi thấy để cho mọi khách mời đều có quyền thay đổi cuộc họp là tiện nhất. Chỉ cần thay đổi setting mặc định của Calendar, mọi cuộc họp mà bạn tạo sẽ cho phép khách mời thay đổi được các chi tiết của cuộc họp.

Có lúc bản thân tôi tham gia nhiều dự án, lịch khá kín, đồng nghiệp nói không thấy chỗ trống nào để đặt lịch họp với tôi … Lúc đó tôi thường đề nghị bạn cứ tạm đặt trên calendar, đảm bảo có cấp quyền thay đổi cuộc họp ấy cho tôi là được, sau đó tôi sẽ tự xem, cân nhắc độ ưu tiên và sửa lại thời gian cuộc họp để phù hợp với cả đôi bên.

Tiện thể, các bạn cũng nên lưu ý những setting khác như timezone …. , cân nhắc để điều chỉnh lại nếu chưa chính xác.

V. Giao tiếp bằng location và Out of office

Hai setting nữa có thể có ích cho bản thân bạn hoặc những người cần làm việc với bạn:

.Làm rõ lúc nào bạn làm việc tại nhà (work from home), lúc nào làm việc ở cơ quan bằng thiết lập location.

Như thế, người hẹn họp với bạn sẽ thấy được luôn hôm đó bạn làm việc trên cơ quan hay làm việc tại nhà để chuẩn bị trước cho một cuộc họp online hay offline.

. Làm rõ lúc nào bạn không sẵn sàng (not available) để họp. Ví dụ sau nhiều lần bị bên Nhật hẹn họp từ 12h đến 1h chiều thì tôi đã tạo mục lunch time bằng Out of office như hình dưới 🙂

Ngoài ra, khi có một kỳ nghỉ liền một tuần (hưởng chế độ của công ty do thâm niên làm việc), tôi có thể tạo một lịch Out of office toàn bộ những ngày đó, điều này sẽ giúp tự động giúp tôi “từ chối” mọi cuộc họp mà tôi được mời tham gia trong các ngày đó trên Calendar.

Chúc mọi người làm việc hiệu quả!