Review sách “Thứ tự giải thích dễ hiểu nhất”

Đây là review của mình sau khi đọc xong cuốn sách “Thứ tự giải thích dễ hiểu nhất” của tác giả Tanaka Tobiko (?) . Sở dĩ đặt dấu hỏi sau cái tên vì mình cũng chẳng biết tên ông ấy đọc có phải thế không nữa =)). Tên gốc của quyển sách là  : 一番伝わる説明の順番 tác giả 田中耕比古.

Đây là một cuốn sách chỉ dẫn làm thế nào để giải thích cho người khác hiểu vấn đề một cách hiệu quả nhất kèm theo phương pháp luyện tập. Với cách giải thích dễ hiểu, nội dung cơ bản, dễ thực hiện, mình thấy đây là một cuốn sách khá hay và đáng để đọc.

Trước khi vào review, mình xin được nhấn mạnh là nội dung dưới đây chỉ là ý hiểu của bản thân mình, không phải là bản dịch. Nội dung bên trong có thể có những chi tiết khác với trong sách.

Mở đầu, cuốn sách chỉ ra, một đoạn hội thoại giải thích / thuyết minh sẽ trở nên khó hiểu khi người nói mắc một trong 3 lỗi sau đây.

1. Không biết phải nói gì / không hiểu vấn đề mình định nói.
2. Khi nói không để ý đến trình độ hiểu biết đối phương.
3. Không biết phải nói chuyện theo thứ tự nào.

Để 3 giải quyết vấn đề trên, tác giả có các gợi ý như sau:

I.Không biết phải nói gì / không hiểu vấn đề mình định nói :

1. chuẩn bị trước nội dung ra giấy:
   • Phân tách và list up các ý định nói
   • Chia các ý cần nói theo từng category
   • Với mỗi category, đặt 1 tiêu đề ngắn gọn nhất có thể.
   • Mở rộng tiêu đề đó với các thuyết minh, luận điểm.
   • Xem xét đâu là vấn đề chính, phụ, loại bỏ những thứ không cần thiết , lạc đề để đưa ra nội dung hoàn chỉnh
2. Sử dụng các frame work ( MECE, 5W1H,4P,3C ect)

II Khi nói không để ý đến trình độ hiểu biết đối phương.

1. Chú ý đến đối tượng cần giải thích để lưa chọn từ ngữ.
   • Thường với 1 vấn đề mới, đối phương hoàn toàn không biết, nên sử dụng từ ngữ thông dụng sao cho một học sinh tiểu học, trung học cũng có thể hiểu được.
   • Ở đây cũng cần chú ý là, từ ngữ thông dụng sao cho một học sinh tiểu học, trung học cũng có thể hiểu được không có nghĩa là coi đối phương là trẻ con đối đãi.
2. Sử dụng hình ảnh phụ trợ.
3. Sử dụng ví dụ.

Khi sử dụng ví dụ, cần chú ý:

• Ví dụ phải có điểm chung với sự vật được ví dụ trong vấn đề được nói đến.
• Sự vật dùng được ví dụ phải là là thứ người nghe có thể hiểu được.

III   Không biết phải nói chuyện theo thứ tự nào.

Thứ tự được tác giả gợi ý như sau

１Cung cấp cho đối phương thông tin tiền đề để có thể hiểu nội dung câu chuyện:

Người ta thường nói ” bắt đầu từ kết  luận”. Nhưng điều này chỉ đúng khi người nghe biết rõ nội dung dẫn đến câu chuyện và các chi tiết liên quan. Khi người nghe chưa biết, bắt buộc phải cung cấp cho người nghe thông tin cơ bản.Thông tin này thường là:

• Lý do dẫn đến câu chuyện hiện tại, các trao đổi trong quá khứ.
• Cách nhìn báo cáo, con số, biểu đồ, thông tin xung quanh.
• Scope của câu chuyện hiện tại.
• Hành động người nói muốn người nghe làm sau khi nghe giải thích.

Thông tin tiền đề có thể được bỏ qua nếu xác định đối phương đã hiểu, đã biết. Vì vậy nên dò hỏi trước ” Tôi muốn nói về chuyện ABC “, tùy theo phản ứng của người nghe để xác định có nên nói tiếp hay không.

2. Kết luận, bản chất, ý kiến.

3. Sự thật, lý do, nguyên nhân:
Nêu đến 3 mục, cần chú ý các mục này phải là các sự thật khách quan.

4.Thông tin bổ sung:
Chú ý lược bỏ nếu thông tin này không quá cần thiết.Tùy theo chủ ý của người nói để lựa chọn thông tin bổ sung thích hợp.

5. Kết luận, hành động muốn đối phương làm.

Tuy đã nói ở phần 1, nhưng sau khi nghe cả 5 phần theo thứ tự như trên thì người nghe đã có phần quên mất đoạn đầu rồi .Hơn nữa điều được nói cuối cùng luôn để lại ấn tượng sâu nhất cho người nghe nên ở step này cần nhắc lại một lần.

IV Những điểm cần chú ý khác.

1. Chú ý độ chi tiết khi chuẩn bị thuyết minh: Nên lựa chọn độ chi tiết thích hợp khi thuyết minh một vấn đề. Chi tiết quá sẽ làm nội dung quá dài, gây mất tập trung, sơ sài quá lại gây khó hiểu.
2. Nếu vấn đề quá phức tạp, nên chia ra thành nhiều scope, mỗi lần nói về một nội dung thích hợp theo nhu cầu của đối phương, tính huống lúc đó và thời gian có thể sử dụng để thuyết minh. Không nên tham.
3. Khi giải thích 1 vấn đề, nên nói theo thứ tự từ gốc đến ngọn, tránh nói từ chi tiết gây khó khăn để người nghe tưởng tượng.
4. Với những đoạn hội thoại dài, nên cung cấp  “mục lục” cho người nghe , để họ có thể hình dung được toàn cảnh, biết mình đang nghe đến đâu, tiếp theo sẽ phải làm gì.
5. Nên phân tách thông tin tham khảo và thông tin chính. Thông tin tham khảo nên để cuối cùng, tránh gây lẫn lộn, khó hiểu.
6. Giải thích không phải cứ ngắn là dễ hiểu, cứ ngắn là tốt.Tất nhiên vừa ngắn vừa dễ hiểu là tốt nhất. Nhưng nếu không làm được như vậy thì giải thích dài cũng ok, miễn là chia tốt cấu trúc câu nói, tuyển chọn các mục cần nói hợp lý.
7. Độ ưu tiên của các vấn đề muốn nói như sau:

• Điều người nghe muốn biết.
• Điều mình muốn truyền đạt.
• Bổ sung các chỗ trống trong điểm người nghe muốn biết và điều mình muốn truyền đạt.

8.Thứ tự  giữa trình bày sự thật và ý kiến cá nhân có thể thay đổi tùy theo nhu cầu của người nghe.

Ví dụ, nếu người nghe muốn nghe ý kiến của bản thân, nên nói ý kiến bản thân trước, sau đó nêu 3 lý do dẫn đến kết luận trên dựa trên thực tế.

Nếu người nghe muốn nghe sự thực, nên nêu sự thật trước và nhận xét của bản thân với sự việc đó sau cùng

Chú ý phân tách giữa sự thực và ý kiến chủ quan.

9. Mỗi ý kiến ,luận điểm nên có 3 bằng chứng dựa trên sự thật.

Nhiều hơn 3 thì quá dài, ít hơn 3 thì lại có vẻ ý kiến chủ quan thiếu bằng chứng–> 3 là con số vừa đủ.

Một ý kiến mà không có bằng chứng cụ thể dựa trên sự thật, số liệu thì hầu như không có sức thuyết phục.

10. Thông tin càng nói ở cuối thì càng để lại ấn tượng cho người nghe. Nên chú ý lựa chọn thông tin bổ sung nói ở cuối cùng để mang lại hiệu quả tốt nhất.