Chuyện Hai Chậu Gừng: Khi “Đúng Quy Trình” Là Chưa Đủ – Tư duy hệ thống phần 1

Xung quanh bàn làm việc của tôi có hai chậu gừng thủy sinh.

Chúng là hai cá thể riêng biệt, được đặt trong hai chiếc chậu khác nhau. Chúng không chăm sóc chúng theo một công thức chuẩn xác tuyệt đối – hôm thì chậu này được thay nước trước, hôm thì chậu kia được ưu tiên đặt sát cửa sổ hơn một chút để đón nắng.

Kết quả là: Một chậu đang xanh tốt, lá vươn cao đầy sức sống. Chậu còn lại thì phát triển rất chậm, rễ chỉ mới nhú vài sợi trắng mỏng manh, dù tôi vẫn dành sự quan tâm cho cả hai.

Quan sát sự khác biệt này, tôi không chỉ thấy hai cái cây. Tôi thấy hình bóng của những dự án, những đội ngũ mà mình đang điều hành. Và đó cũng là lúc tôi bắt đầu nhìn mọi thứ qua lăng kính của Tư duy Hệ thống (Systems Thinking).

1. Cái bẫy của việc so sánh bề nổi

Trong quản trị, chúng ta thường có xu hướng so sánh: “Tại sao cùng là ngân sách đó, cùng là những nhân sự có năng lực như nhau, mà kết quả của hai bộ phận lại khác xa nhau?”.

Nhưng chậu gừng dạy tôi rằng: Mỗi thực thể là một hệ thống riêng biệt. Hai củ gừng khác nhau mang trong mình “mã di truyền” và nội lực khác nhau. Hai chiếc chậu khác nhau tạo ra những vi môi trường khác nhau về nhiệt độ và không gian. Khi những yếu tố này kết hợp với sự chăm sóc không đồng nhất, chúng tạo ra những kết quả hoàn toàn khác biệt.

Nếu tôi chỉ nhìn vào ngọn lá (kết quả), tôi sẽ thấy chậu thứ hai là một “vấn đề” cần phải khắc phục. Nhưng nếu nhìn vào hệ thống, tôi hiểu rằng đó là một tiến trình tự nhiên của những biến số đang tương tác với nhau.

2. Sự phức tạp nằm dưới mặt nước

Tư duy thông thường (tư duy tuyến tính) sẽ bảo tôi rằng: “Muốn chậu thứ hai lớn nhanh như chậu thứ nhất, hãy đổ thêm nước hoặc cho thêm nắng”.

Nhưng Tư duy Hệ thống lại nhắc nhở: Mọi thứ đều kết nối.

• Nắng nhiều hơn có thể làm tăng nhiệt độ nước.

• Nhiệt độ nước tăng có thể kích thích vi khuẩn phát triển.

• Vi khuẩn phát triển có thể làm ảnh hưởng đến bộ rễ vốn đang yếu của củ gừng thứ hai.

Khi điều hành một tổ chức, một tác động tưởng chừng như tích cực vào một bộ phận đang chậm trễ có thể gây ra những phản ứng phụ không lường trước được ở những bộ phận khác. Chúng ta không thể điều khiển kết quả, chúng ta chỉ có thể điều chỉnh hệ thống.

3. Hiểu về “Độ trễ” và “Sự bất định”

Sự phát triển chậm của chậu gừng thứ hai không hẳn là thất bại. Nó có thể đang trong giai đoạn “tích lũy”. Trong hệ thống, nguyên nhân và kết quả không bao giờ xuất hiện cùng một lúc. Có một khoảng thời gian trống – gọi là Độ trễ (Time Lag).

Nếu không có tư duy hệ thống, người quản lý rất dễ mất kiên nhẫn và can thiệp thô bạo vào hệ thống ngay khi chưa thấy kết quả. Điều này giống như việc bạn nhấc củ gừng lên mỗi ngày để xem rễ nó mọc dài thêm bao nhiêu – hành động đó chính là thứ giết chết cái cây nhanh nhất.

Lời mở đầu cho một hành trình mới

Tư duy hệ thống không phải là một bộ công cụ để chúng ta “kiểm soát” mọi thứ. Ngược lại, nó giúp chúng ta khiêm tốn hơn khi nhận ra rằng mình chỉ là một phần trong mạng lưới các mối quan hệ chằng chịt.

Thay vì đóng vai một “người thợ sửa máy” đi tìm những linh kiện hỏng để thay thế, tư duy hệ thống hướng chúng ta trở thành một “người làm vườn” – người quan sát, thấu hiểu và kiên nhẫn tạo ra môi trường tốt nhất để mọi thực thể tự phát triển theo nhịp độ của nó.

Chuỗi bài viết này sẽ không nói về những công thức quản trị khô khan. Tôi muốn cùng bạn đi sâu vào những “mạch ngầm” đang vận hành dưới mỗi chậu gừng, mỗi đội ngũ và mỗi quyết định của chúng ta.

Kỳ tới: Vòng lặp phản hồi (Feedback Loops) – Tại sao đôi khi chúng ta càng nỗ lực, kết quả lại càng đi ngược lại kỳ vọng?