Vòng Lặp Phản Hồi: Tại Sao Càng Nỗ Lực, Kết Quả Lại Càng Tệ?

Trở lại với hai chậu gừng trên bàn. Chậu thứ nhất đang phát triển theo một quỹ đạo rất đẹp, trong khi chậu thứ hai vẫn lẹt đẹt.

Phản ứng tự nhiên của tôi – và có lẽ của nhiều người trong chúng ta khi điều hành công việc – là dồn sự chú ý vào thực thể đang yếu. Tôi bắt đầu thay nước thường xuyên hơn cho chậu thứ hai, chuyển nó ra chỗ nhiều nắng hơn, thậm chí còn định mua thêm dung dịch thủy canh để “kích” nó lớn.

Nhưng trong Khoa học về sự phức tạp (Complexity Science), mọi hành động can thiệp đều kích hoạt các Vòng lặp phản hồi. Và đôi khi, ý định tốt nhất của chúng ta lại chính là thứ tạo ra những “vòng lặp tử thần”.

1. Vòng lặp Tăng cường (Reinforcing Loop) – Sức mạnh của sự cộng hưởng

Tại sao chậu gừng thứ nhất lại lớn nhanh như vậy? Đó là nhờ một vòng lặp tích cực:

• Rễ khỏe hấp thụ nhiều nước -> Nuôi lá xanh -> Lá xanh quang hợp tốt -> Tạo ra nhiều năng lượng -> Nuôi rễ khỏe hơn.

Trong một dự án, đây chính là vòng lặp của sự tự tin. Một thành công nhỏ giúp team tự tin hơn -> Họ dám nhận trách nhiệm cao hơn (Ownership) -> Kết quả tốt hơn -> Niềm tin giữa các thành viên tăng cao. Với tư cách là người điều hành, ở chậu gừng này, việc tốt nhất tôi nên làm là… đừng làm gì cả, chỉ cần duy trì môi trường ổn định.

2. Vòng lặp Cân bằng (Balancing Loop) – Khi hệ thống “chống lại” bạn

Vấn đề nằm ở chậu gừng thứ hai. Khi tôi thấy nó chậm lớn, tôi lo lắng và bắt đầu can thiệp sâu:

• Hành động: Thay nước mỗi ngày và di chuyển chậu liên tục.

• Hệ quả ngầm: Việc thay nước quá thường xuyên làm xáo trộn môi trường vi sinh đang hình thành quanh rễ. Việc di chuyển chậu làm cây phải tốn năng lượng để thích nghi với cường độ ánh sáng mới thay vì tập trung mọc rễ.

• Kết quả: Cây càng yếu đi -> Tôi càng lo lắng -> Tôi can thiệp mạnh hơn.

Đây chính là Vòng lặp tiêu cực (Vicious Cycle). Trong quản trị, điều này tương đương với việc: Một bộ phận làm việc kém hiệu quả -> Cấp trên can thiệp chi tiết (Micromanagement) -> Nhân viên mất quyền tự chủ và sợ sai -> Hiệu suất càng giảm -> Cấp trên càng thắt chặt kiểm soát.

Chúng ta đang vô tình tạo ra một hệ thống tự triệt tiêu lẫn nhau, nơi mọi nỗ lực của chúng ta đều bị hệ thống “nuốt chửng” và phản tác dụng.

3. Leverage Point: Điểm tựa đòn bẩy

Tư duy hệ thống dạy chúng ta rằng: Để thay đổi một hệ thống đang bế tắc, đừng dùng sức mạnh thô bạo. Hãy tìm Leverage Point – nơi một tác động nhỏ có thể tạo ra thay đổi lớn.

Thay vì thay nước hay đổ thêm phân bón cho chậu gừng đang yếu, tôi thử một cách khác: Giảm sự can thiệp. Tôi đưa nó về một góc tĩnh lặng hơn, giữ nước ổn định và chấp nhận sự im lìm của nó trong vài ngày. Tôi nhận ra điểm đòn bẩy ở đây không phải là “thêm vào”, mà là “bớt đi” sự xáo trộn để bộ rễ có không gian tự phục hồi.

Trong tổ chức, điểm đòn bẩy đôi khi không phải là thêm KPI hay thưởng tiền, mà là:

• Xây dựng lại sự an toàn tâm lý (Psychological Safety) để nhân viên dám lên tiếng.

• Loại bỏ một quy trình báo cáo chồng chéo đang ngốn hết thời gian sáng tạo.

Bài học cho người điều hành

Chậu gừng không vận hành theo lệnh của tôi. Nó vận hành theo các vòng lặp phản hồi của chính nó. Việc của tôi là nhận diện xem hệ thống đang chạy theo vòng lặp nào:

• Nếu là Vòng lặp tăng cường: Hãy bảo vệ nó, đừng can thiệp làm gãy mạch.

• Nếu là Vòng lặp cân bằng/tiêu cực: Hãy dừng việc “đổ thêm dầu vào lửa”, tìm nguyên nhân gốc rễ dưới mặt nước và thay đổi cấu trúc của vòng lặp đó.

Lần tới, khi bạn thấy mình đang quá mệt mỏi vì phải liên tục “chữa cháy” cho một vấn đề mãi không xong, hãy dừng lại một chút. Có thể chính những nỗ lực chữa cháy của bạn đang là nguồn nhiên liệu cho ngọn lửa đó.

Kỳ tới: Tính trễ (Time Lag) – Tại sao sự kiên nhẫn là một năng lực chiến lược trong hệ thống?