Một lần sửa diễn đạt

Trong công việc, tôi thường chia sẻ với đồng nghiệp là khi giao tiếp mình nên diễn đạt ngắn gọn và rõ ràng. Khi giao tiếp chủ yếu qua kênh chat text, những điều này càng quan trọng vì:

. Không có (nhiều) cơ hội sửa sai nếu có hiểu lầm như khi giao tiếp qua video/ voice chat trực tiếp

. Khách hàng (KH) rất bận, nếu ta viết dài, kể lể lan man và lặp lại thì sẽ làm mất thời gian của khách. Nếu nội dung hơi nhiều, tốt nhất là viết gạch đầu dòng, mỗi dòng viết cô đọng một ý

. Không nên để khách phải đoán ý ta muốn nói. Nếu KH là người cẩn thận họ sẽ phải mất công hỏi lại, còn nếu KH không cẩn thận thì họ có thể đọc lướt và hiểu sai

Khi nghe tôi chia sẻ thế thì ai cũng đồng ý thôi. Tuy nhiên, “nói dễ, làm khó”. Dưới áp lực công việc, ngay cả bản thân tôi không phải lúc nào cũng theo được hai tiêu chí “ngắn gọn + rõ ràng” này một trăm phần trăm. Điều này cho thấy giao tiếp hiệu quả là việc đòi hỏi ta phải ý thức về nó hàng ngày, hàng ngày.

Bài này xin giới thiệu một tình huống giao tiếp cùng phương án sửa diễn đạt để minh hoạ cho điều trên.

credit to: Vietnamerica

I. Tình huống giao tiếp gốc

Một lần, sau khi team update SSL cho domain của KH và nhờ KH xác nhận sau update. Trong lúc xác nhận, KH có thông báo như sau:

(*tên domain thật đã được thay đổi)

Khi chúng tôi click vào common name: *.lakkhana.jp, 
đã có lỗi access denied xảy ra 
(xem ảnh đính kèm), vậy là sao nhỉ?

(こちらでコモンネーム： *.lakkhana.jpをクリックしたところ

添付のようなアクセス拒否エラーがでるのですがなぜでしょうか)

Team liên lạc trả lời lại KH như sau:

Cảm ơn các bạn đã xác nhận giúp.

Hiện tại không phải là access trực tiếp vào domain lakkhana.jp, 
mà có thể access vào sub domain của lakkhana.jp

Vì là để sử dụng/ quản lý các sub domain. 
Ví dụ news.lakkhana.jp ...

Xin lỗi vì hơi phiền phức, mong được các bạn giúp đỡ

ご確認いただき、誠にありがとうございます。
現在、lakkhana.jpドメインへ直接にアクセスすることではなく、lakkhana.jpのサブドメインにアクセスできます。
各サブドメインを使用・管理しているためです。
例えば、news.lakkhana.jpなどです。
お手数ですが、よろしくお願いいたします。

II. Sửa từng bước

Nhận định chung của tôi là đoạn trả lời KH trên tuy ngắn gọn nhưng đọc hơi trúc trắc, có thể chỉnh sửa để nâng cao hơn nữa hiệu quả diễn đạt. Ta sẽ cùng thử sửa đoạn trả lời KH này theo từng bước. Để đơn giản, ở phần này, tôi sẽ lược bỏ nội dung tiếng Nhật.

1. Thêm kết luận lên đầu giúp người đọc nắm được nhanh ý trả lời

Cảm ơn các bạn đã xác nhận giúp.

Trường hợp này lỗi accessed denied thực ra là không có vấn đề gì cả.

Hiện tại không phải là access trực tiếp vào domain lakkhana.jp, 
mà có thể access vào sub domain của lakkhana.jp

Vì là để sử dụng/ quản lý các sub domain. Ví dụ news.lakkhana.jp ...

Xin lỗi vì hơi phiền phức, mong được các bạn giúp đỡ

2. Diễn đạt hiện tại có chỗ hơi ngắt quãng. Cụ thể là hai câu sau ngắt câu hơi nhỏ quá thành ra không rõ chủ ngữ là gì –> người đọc sẽ phải tự đoán.

Vì là để sử dụng/ quản lý các sub domain. 
Ví dụ news.lakkhana.jp ...

3. Ta có thể merge hai câu này lại và thêm chủ ngữ vào câu cho rõ ràng:

Cảm ơn các bạn đã xác nhận giúp.

Trường hợp này lỗi accessed denied thực ra là không có vấn đề gì cả.

Hiện tại không phải là access trực tiếp vào domain lakkhana.jp, 
mà có thể access vào sub domain của lakkhana.jp.

Common name là dùng để sử dụng/ quản lý các sub domain 
(ví dụ như news.lakkhana.jp v.v).

4. Có câu cấu trúc chưa chuẩn:

Hiện tại không phải là access trực tiếp vào domain lakkhana.jp, 
mà có thể access vào sub domain của lakkhana.jp.

cấu trúc [không phải là abc mà có thể xyz] là chưa chuẩn. Cấu trúc diễn đạt tự nhiên hơn thường sẽ là [không phải là abc mà là xyz] hoặc [không thể  abc nhưng có thể xyz]

(t. Nhật: cấu trúc ….ではなく…できます là không chuẩn. Thường phải là …ではなく…　です　hoặc …できないが ….できます。)

5. Ta có thể sửa câu này bằng cách dùng cấu trúc chuẩn hơn [x thì không thể nhưng y thì có thể], đồng thời câu này hiện tại cũng đang không có chủ ngữ, ta có thể chọn để nguyên như vậy nhưng dùng cấu trúc [hiện đang abc]

Cảm ơn các bạn đã xác nhận giúp.

Trường hợp này lỗi accessed denied thực ra là không có vấn đề gì cả.

Hiện tại đang config để không access được trực tiếp vào domain lakkhana.jp, 
còn việc access vào sub domain của lakkhana.jp thì có thể.

Common name là dùng để sử dụng/ quản lý các sub domain 
(ví dụ như news.lakkhana.jp v.v).

6. Xem xét lại câu chuyện tổng thể đoạn dùng để giải thích:

Hiện tại đang config để không access được trực tiếp vào domain lakkhana.jp, 
còn việc access vào sub domain của lakkhana.jp thì có thể.

Common name là dùng để sử dụng/ quản lý các sub domain 
(ví dụ như news.lakkhana.jp v.v).

Thực chất, hiện tại câu chuyện đang được kể thế này:

   A thì không access được, sub của A thì được

   A là blah blah ….

7. Vẫn giữ nguyên các ý trên nhưng ta có thể sắp xếp để câu chuyện mượt hơn: 

   A là blah blahn nên không access được. Sub của A thì được.

Đồng thời vi chỉnh ít từ ngữ nữa

Cảm ơn các bạn đã xác nhận giúp.

Trường hợp này lỗi accessed denied thực ra là không có vấn đề gì cả.

Trước giờ common name chỉ là domain để sử dụng/ quản lý sub domain và 
không được config để access trực tiếp.

Các sub domains của lakkhana.jp (vd. news.lakkhana.jp v.v ...)
 thì có thể access được, đúng như Spec.

8. Cuối cùng, sửa câu kết theo mẫu

Xin lỗi vì hơi phiền phức, mong được các bạn giúp đỡ

–> Xin lỗi vì hơi phiền phức nhưng các bạn có thể xác nhận lại được không ạ?

9. Phương án sửa sau các bước trên:

Cảm ơn các bạn đã xác nhận giúp.

Trường hợp này lỗi accessed denied thực ra là không có vấn đề gì cả.

Trước giờ common name chỉ là domain để sử dụng/ quản lý sub domain và
 không được config để access trực tiếp.

Các sub domains của lakkhana.jp (vd. news.lakkhana.jp v.v ...)
 thì có thể access được, đúng như Spec.

Xin lỗi vì hơi phiền phức nhưng các bạn có thể xác nhận lại được không ạ?

Cảm ơn bạn đã đọc và vọng bạn đọc có thể tham khảo được điều gì đó từ bài viết 🙂