10 câu hỏi nên trả lời trước khi bắt đầu dự án P2

Trong phần 1, tôi đã đề cập đến 5 câu hỏi Alignment của Inception Deck – bảo đảm bạn và những người khác có chung nhận thức về lý do: vì sao team được thành lập, chúng ta phải làm những gì, và làm thế nào chúng ta làm điều đó .
Trong phần 2 này, chúng ta tiếp tục với 5 câu hỏi trong phần Expectation setting. Các câu hỏi này để bảo đảm bạn đã trao đổi rõ ràng với team và các bên liên quan điều gì cần thiết để làm project thành công.

6. Chọn giải pháp kỹ thuật:

Thực tế, ngay từ bước chọn thành viên của team, bạn đã chọn giải pháp kỹ thuật – Nếu bạn chọn các thành viên giỏi về một kỹ thuật nào đó, họ có xu hướng chọn kỹ thuật đó để sử dụng theo thói quen. Dù vậy, trước quyết định sử dụng một giải pháp bất kỳ, hãy lấy ý kiến của toàn team trước khi bắt đầu dự án, việc này giúp team :

• Đề cao sự đồng thuận trong team.
• Thấy được các việc cần chuẩn bị về tool và kỹ thuật
• Từ các giải pháp kỹ thuật, có thể nhìn thấy giới hạn và điểm yếu của sản phẩm. Từ đó có các quyết định hợp lý.

Ở bước này, trong cuộc họp cần phải làm rõ 3 điểm sau:
– Bạn định thiết kế sản phẩm thế nào. Hiển thị ý tưởng bằng sơ đồ.
– Xác định các risk có thể xảy ra nếu sử dụng các kỹ thuật trên.
– Thảo luận xem các kỹ thuật trên có phải là phương án tối ưu không? Lấy sự đồng thuận của toàn team.

7. Điều gì khiến bạn mất ngủ

Có hàng ngàn trắc trở có thể đến với dự án của bạn. Có những cái bạn có thể xử lý, có những cái không. Nhiệm vụ của chúng ta là nhận ra các nguy cơ, phân loại chúng, và chuẩn bị đối phó với những thứ có thể đối phó được.

Ví dụ, bạn chẳng làm gì để ngăn khủng hoảng kinh tế được, vì thế hãy quẳng nỗi lo này ra sau đầu.
Nhưng đấu tranh để giành team member tốt thì có giá trị để thử.

Đây là cơ hội để bạn list up ra tất cả những điều bạn cần có để giảm thiểu nguy cơ, giúp cho dự án thành công và “chiến đấu” để có được chúng.

Tất nhiên là bạn sẽ chẳng bao giờ có được mọi thứ bạn muốn đâu. Nhưng dù sao thử đòi một chút cũng chẳng mất gì.

8. Dự tính thời gian hoàn thành.

Việc dự kiến một dự án mất bao nhiêu ngày để hoàn thành trước khi nó bắt đâu là không thể, nhưng ít nhất chúng ta cần thông báo với các bên liên quan một cách đại khái cần 3-6 hay 9 tháng.
Điều quan trọng của câu hỏi này không nằm ở tính chính xác của ước tính, thời gian dự tính này nhắc nhở chúng ta mục tiêu của dự án, nhấn mạnh chúng ta sẽ phải làm được những gì với nguồn lực trong tay trong thời gian cho phép.

Việc lập kế hoạch cho một dự án 3-6 tháng sẽ mất vài ngày đến 2 tuần.
Theo tác giả, bí quyết để một dự án thành công là nó không được dài hơn 6 tháng.
Việc không xác định rõ mục tiêu khiến dự án dường như không bao giờ kết thúc, và sản phẩm làm ra cũng dễ bị lạc đường, không đầy đủ. Nếu khách hàng cứ yêu cầu thêm tính năng mà không để ý đến thời hạn, dự án sẽ ngày càng chệch hướng, nặng nề hơn và cuối cùng đổ vỡ.

9. Xác định rõ ưu tiên cái gì.

Mỗi dự án đều có 4 yếu tố quan trọng: thời gian, tiền, phạm vi phát triển và chất lượng.
4 yếu tố trên đối lập nhau và không thể cùng đặt ưu tiên cao được.

Ở phần này, chúng ta cần làm rõ, trong dự án cái gì là quan trọng nhất và không được thay đổi, cái gì có thể điều chỉnh.
Ngoài ra việc thảo luận cái gì có thể khiến dự án thất bại – sản phẩm khó dùng, tốc độ, tính an toàn và đặt chúng lên trade off slider cũng giúp ích rất lớn khi ta cần đưa ra những quyết định quan trọng.

10.Chúng ta cần gì và bao nhiêu :

Đây là câu hỏi về 2 vấn đề nóng bỏng với mỗi bên: mất bao nhiêu thời gian và chi phí sẽ là bao nhiêu.
Trong trường hợp một dự án đã fix budget, chúng ta chỉ việc xem với budget đó, ta có thể xử lý được số task được đưa ra không.
Đây cũng là cơ hội để bạn phán đoán một team thế nào có thể giảm giá thành đến mức thấp nhất, quyết định số người trong team, các kỹ năng cần có của thành viên và thành lập team dựa theo tiêu chí này.

Trên đây là 10 câu hỏi khi bắt đầu dự án cuả Jonathan Rasmusson
Mục đích của việc thực hiện 10 câu hỏi inception deck tìm ra những khái niệm cốt lõi của dự án, sau đó chia sẻ kết quả đến các bên liên quan và những người khác trong team.
Việc thực hiện tất cả 10 bước sẽ làm bạn mất vài ngay hoặc vài tuần cho một dự án dài 3-6 tháng. Nhưng nó là một công cụ vô giá để thiết lập mục tiêu cho dự án và nhắc nhở mọi người vai trò của họ cũng như của project.

( Nguồn Agile Samurai book – Tác giả Jonathan Rasmusson)