Làm thế nào để cải thiện các cuộc họp?

Về lý thuyết, họp để giúp chúng ta ra quyết định chính xác hơn, làm việc hiệu quả hơn…tuy nhiên thực tế lại rất khác.
Thực tế có rất nhiều cuộc họp:
– Dài lê thê, quá thời gian quy định
– Người tham gia không biết rõ mục đích cuộc họp là gì
– Người nói cứ nói, người nghe cứ làm việc của người nghe
– Mọi người nhanh chóng quên nội dung sau khi cuộc họp kết thúc
…

Và có rất nhiều khi chúng ta tham gia chỉ vì được mời hoặc vì đang rảnh rỗi…

Tôi đã nhận được những lời phàn nàn từ đồng nghiệp làm cùng dự án về những cuộc họp triền miên khi dự án mới bắt đầu hay khi đột xuất tổ chức họp ngay sau khi nhận comment của khách hàng…
Những buổi họp khiến các member của tôi cảm thấy mệt mỏi và không cảm thấy thoải mái vì ngoài kế hoạch.

Ban đầu, tôi cảm thấy rất bức xúc vì bản thân cũng chỉ vì muốn chia sẻ các nội dung cần thiết thật nhanh đến cho đồng đội thôi, chứ họp hành nhiều, tôi cũng mệt!
Thế nhưng, sau khi bình tĩnh lại thì tôi thấy rằng tôi cần phải xem lại cách làm của mình!
Làm thế nào để họp mang lại hiểu quả, để người tham gia thấy rằng thời gian bỏ ra là có giá trị.

Trước tiên, tôi muốn liệt kê những nguyên nhân chính theo tôi nghĩ khiến họp hành không hiệu quả:
– Không có sự chuẩn bị trước 1 cách kỹ lưỡng
– Không có mục đích/mục tiêu rõ ràng
– Không có đề xuất hoặc không theo dõi hành động sau khi họp
– Không trau dồi kỹ năng thuyết trình

Tôi dám chắc gần như tất cả các bạn đọc bài viết của tôi đều nghe rất nhiều về những vấn đề nói trên, nhưng tại sao nó vẫn cứ tiếp diễn? Diễn biến thường là:
– Không kịp chuẩn bị gì cả
– Vào họp mọi người hỏi mục đích là gì thì vừa nghĩ vừa trả lời
– Cứ họp đã, hành động tiếp theo thế nào tính sau
– Biết kỹ năng trình bày còn thiếu nhưng cũng phải cần thời gian nữa chứ.

Tôi không muốn các cuộc họp cứ mãi diễn ra thiếu chuyên nghiệp như thế, tôi nghĩ, tôi phải làm gì đó!
Trước hết, cải thiện kỹ năng trình bày sẽ giúp tôi tiết kiệm được thời gian trong các cuộc họp:
+ Tôi cố gắng trình bày ngắn gọn nhất có thể
+ Trình bày điểm quan trọng trước, vấn đề ít quan trọng hơn để sau
+ Cởi mở với những góp ý của đồng nghiệp

Tôi tự đặt ra quy tắc cho bản thân và cố gắng áp dụng vào các cuộc họp mà tôi tổ chức.

1) Đối với các cuộc họp có kế hoạch từ trước
+ Chuẩn bị nội dung trình bày (agenda) và chia sẻ trước cho những người tham dự.
(agenda gửi cho người tham gia trước tối thiểu nửa ngày, trừ trường hợp họp khẩn)

+ Trình bày rõ mục đích hoặc những điều tôi muốn đạt được từ buổi họp trong agenda.

+ Đặt thời gian cần thiết tối đa cho buổi họp (tuy nhiên cố gắng dùng càng ít càng tốt!)

+ Không đề cập đến vấn đề khác không dẫn tới mục tiêu trong cuộc họp

+ Nếu cần thiết, xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong cuộc họp cho những người tham gia

+ Tổng kết lại việc phải làm sau cuộc họp (kèm tên người phụ trách và thời hạn)

※Tuy nhiên, đối với những cuộc họp để lấy ý kiến đóng góp (idea) của đồng nghiệp hay những buổi học nhóm thì tôi nghĩ là không nên đặt mục tiêu là trong vòng bao nhiêu phút phải cho ra bằng được kết quả.

2) Đối với các cuộc họp khẩn ngoài kế hoạch
+ Đánh giá mức độ khẩn cấp, mức độ quan trọng của vấn đề muốn truyền đạt trước khi tổ chức họp
(Cần thiết phải họp ngay lập tức hay có thể chia sẻ qua chát, qua email hay đợi đến buổi họp định kỳ tới? )

+ Giải thích lý do vì sao cần phải họp khẩn cho những người liên quan
(Không ai muốn bị cắt đứt dòng suy nghĩ chỉ để tham gia vào 1 cuộc họp mà mục đích là gì còn chưa rõ ràng)

+ Chỉ mời những người liên quan đến vấn đề sắp bàn
(Những buổi họp quan trọng cần phải đưa ra quyết định nhanh chóng thì càng ít người càng tốt)

+ Tổng kết lại việc phải làm sau cuộc họp (kèm tên người phụ trách và thời hạn)

3) Đối với các cuộc họp được mời tham gia
+ Chỉ tham gia những cuộc họp mà tôi quan tâm hoặc có thể đóng góp được ý kiến
+ Nếu có thể thì đóng góp ý kiến qua kênh khác như email, chát, điện thoại
+ Không phát biểu ý kiến chỉ để cho vui

Mặc dù tôi vẫn đang trên con đường sửa đổi – cải tiến nhưng cảm giác ban đầu khá khả quan nên tôi quyết định viết bài chia sẻ này.
Ngoài việc sẵn sàng lắng nghe những nhận xét đóng góp của đồng nghiệp, tôi cũng có tìm kiếm các bài viết hướng dẫn cách tiết kiệm thời gian cho các cuộc họp thông qua internet, và đặc biệt tôi rất tâm đắc với nhiều nội dung trong cuốn: “Hiệu ứng tuyết lăn – Những kỹ thuật giao tiếp hiệu quả” của Andy Bounds.
Vấn đề tự nó không thay đổi nhưng tôi tin, chúng ta có thể thay đổi bản thân để giải quyết vấn đề! 😀