Sử dụng Slack để trao đổi trong công việc sao cho hợp lý

Slack là công cụ phổ biến được sử dụng để liên lạc trong các công ty. Điểm mạnh của Slack là ứng dụng đa nền tảng, với rất nhiều tính năng hữu ích như: Video call kết hợp chia sẻ màn hình, có thể tạo nhiều kênh (channel), nhóm để trao đổi, chat theo thread rất gọn và tập trung, tự tùy chỉnh reaction emoji, nhiều ứng dụng (Application) hỗ trợ, dễ dàng tạo các tương tác bằng API, Webhook và Slack bot…

Tuy nhiên, để sử dụng Slack nói riêng hay các công cụ liên lạc nói chung trong môi trường công sở làm sao cho hiệu quả, hợp lý thì không hẳn nhiều người đã biết.

Trong bài viết này, mình sẽ tổng hợp một số mẹo, các điều nên tránh khi sử dụng Slack cũng như cách trình bày Slack message sao cho hiệu quả, dễ hiểu cho người nhận.

1. Lưu ý khi gửi tin nhắn dài

Nếu bạn muốn soạn một tin nhắn dài trên Slack để gửi cho ai đó hoặc gửi lên một kênh chung, thay vì soạn tin nhắn đó trực tiếp trong kênh, bạn nên soạn tin nhắn đó trong phần gửi trực tiếp cho mình trước, dùng phần này để soạn nháp các tin nhắn dài, vừa dễ chỉnh sửa mà không ảnh hưởng đến người khác, lại giúp bạn kiểm tra tin nhắn một cách chỉn tru hơn trước khi gửi.

2. Hạn chế mention @here @channel trong các kênh chung

Nếu tin nhắn của bạn không thực sự quan trọng, cấp bách hay cần sự xác nhận của tất cả mọi người trong kênh, xin đừng mention toàn bộ mọi người.

Vì không phải ai cũng quan tâm tới message của bạn, và nếu có ai đó trả lời vào thread của message đó, toàn bộ thành viên trong kênh đều nhận được thông báo mỗi khi có tin nhắn – điều này thực sự khó chịu

3. Sửa message sao cho đúng

Nếu bạn muốn sửa một phần nội dung của tin nhắn đã gửi, thay vì xóa và thay thế nó với nội dung mới, hãy dùng format strike-through để gạch đi phần sai và viết phần đúng vào bên cạnh.

Điều này sẽ giúp người khác nhận biết được bạn đã chỉnh sửa gì trong tin nhắn đã gửi, và cũng để cho mọi người biết bạn đã nhận ra điểm sai trong tin nhắn của mình.

4. Tận dụng tính năng reaction

Slack có tính năng reaction, giúp mọi người react với các tin nhắn của người khác, hãy tận dụng nó để phản hồi ngắn gọn và nhanh chóng tới tin nhắn của người khác.

Bạn có thể dùng reaction để cho người khác biết là bạn đã nhận/đọc được tin nhắn và đang xử lý thông tin đó, hay để xác nhận vấn đề mà người gửi truyền tải…

4. Sử dụng format message hiệu quả

Slack hỗ trợ một số định dạng văn bản (format) cơ bản như: In đậm, gạch chân, gạch ngang, trích dẫn, mã code.. cho tin nhắn, hãy tận dụng chúng.

Trên đây là một số lưu ý khi sử dụng Slack hay các công cụ trao đổi thông tin trong môi trường làm việc. Hi vọng nó sẽ giúp công việc của bạn hiệu quả hơn.