Horenso.

Horenso  được coi là một phương pháp trao đổi thông tin truyền thống, là bí quyết thành công  của các công ty Nhật.

HoRenSO là viết tắt của 3 chữ, Hokoku có nghĩa là báo cáo, Renraku có nghĩa là trao đổi, Sodan có nghĩa là bàn bạc, hỏi ý kiến.Với một tập thể, mỗi cá nhân được ví như một tế bào của cơ thể, việc trao đổi thông tin giữa các thành viên  diễn ra  đúng cách và chính xác  hay không ảnh hưởng rất lớn đến hiệu xuất công việc được giao.Mỗi thông tin sai đều có thể dẫn đến một quyết định sai lầm.

Bởi vậy Horenso được coi là kỹ năng cơ bản trong các kỹ năng cơ bản mà mỗi thành viên trong công ty đều phải nhớ kỹ.

I Hokoku Báo cáo

Hokoku trong tiếng Nhật có nghĩa là báo cáo.Trong phần lớn các trường hợp, hokoku là chỉ việc cấp dưới báo cáo với cấp trên về tình hình thực hiện, các khó khăn cũng như kết quả của việc thực hiện công việc được giao.

“Việc tốt thì hôm sau báo cáo cũng được, nhưng việc xấu thì nhất định phải báo cáo ngay lập tức”

Đây là một trong các câu nói nổi tiếng của Napoleon.Khi báo cáo, chúng ta không chỉ nói về các việc xấu mà càng cần phải báo cáo chi tiết về các vấn đề, các lỗi gặp phải.Tuy rằng báo cáo về một việc không như ý là việc rất khó và không ai muốn làm, nhưng nếu chậm trế, chúng ta có thể bỏ lỡ thời cơ xử lý vấn đề một cách nhẹ nhàng nhất, khiến hậu quả trở nên nghiêm trọng hơn.

Đừng cho rằng báo cáo về việc xấu sẽ làm ảnh hưởng đến uy tín và nhận xét của cấp trên về bạn.Con người không phải là máy móc, việc xảy ra lỗi trong khi làm việc là chuyện bình thường. Nhận lỗi một cách thẳng thắn và thành thật, cách xử lý vấn đề nhanh chóng đúng mực đôi khi có thể khiến các lỗi này trở thành cơ hội để bạn PR bản thân trước mặt cấp trên.

Phương pháp báo cáo

Khi báo cáo, bạn phải báo cáo một cách ngắn gọn và đầy đủ nhất.Hãy nói từ kết luận trước rồi giải thích sau.Để tránh dài dòng không đúng chủ đề, tốt nhất hãy tóm tắt những điều muốn nói ra giấy trước khi báo cáo.

Khi trình bày một sự thật, đừng xen lẫn quan điểm của bản thân cũng như những câu cảm tính như “ tôi nghĩ….”,” có thể là do…”.Việc xen lẫn như vậy sẽ khiến người nghe khó phán đoán đâu là sự thật, đâu là suy nghĩ của bạn, ảnh hưởng đến quyết định cuối cùng của cấp trên.

Trước khi muốn báo cáo, hãy hỏi xem đối phương có thời gian không và lựa chọn thời gian thích hợp.Tuy nhiên, nếu có việc gấp thì không nên ngại ngần, hãy báo cáo một cách sớm nhất cho dù sếp bạn có vẻ bận.

Đừng  tự an ủi  “ chắc sẽ không sao đâu”.Sếp bạn nên được biết tình huống xấu nhất có thể xảy ra một cách sớm nhất để có phương án xử lý thích hợp.

Hãy nói rõ nội dung báo cáo ngay khi vừa mở lời “ Xin lỗi, tôi muốn báo cáo về việc…. xin hỏi có thể xin anh 5 phút được không”.Hãy nói về kết quả trước rồi mới đến process liên quan.

Hãy trả lời chính xác câu hỏi của đổi phương.Chúng ta thường có xu hướng giải thích trước khi nói đến kết quả.Điều này làm cho việc báo cáo trở nên dài hơn gây khó chịu cho cả người nói lẫn người nghe.Hãy trả lời kết quả trước “ đúng “ hay “sai”, có thể hay không v…v… trước khi giải thích lý do.

II Renraku Liên lạc :

Liên lạc là chỉ việc chia sẻ các thông tin cần thiết trong công việc, chủ yếu là các dự định trong công việc, schedule.

Trước khi liên lạc, hãy check vấn đề cần thiết theo công thức 5W3H

Hãy liên lạc ngay khi nghĩ ra.Rất nhiều case thất bại trong liên lạc la do bạn nghĩ “để sau cũng được” rồi quên luôn.Hãy ghi những điều cần liên lạc cũng như ngày tháng cần liên lạc vào sổ hay calendar app nào đó.

Hãy cẩn thận ghi lại những điểm chính vào note hay mail gửi cho đối phương sau khi sau khi nói miệng, đặc biệt các nội dung liên quan đến ngày tháng và con số.Về cơ bản, tất cả các liên lạc trong kinh doanh đều phải lưu lại bằng văn bản, fax hay mail.Ngoài việc trách nhầm lẫn, ta còn có thể tránh được đối tác phủ nhận những gì đã nói, nhất là những vấn đề liên quan đến tiền hay requirement.

III Sodan

Sodan là việc hỏi ý kiến người khác khi bạn có vấn đề không chắc chắn.Với những việc lần đầu phải đối mặt, đương nhiên chúng ta sẽ cảm thấy thiếu kinh nghiệm , không chắc chắn và muốn hỏi ý kiến người khác.Đừng ngại lắng nghe, điều này có thể giúp bạn tránh được nhiều sai lầm không đang có.
Trước hết, hãy tạo một mối quan hệ thân thiện để đồng nghiệp sẵn sàng đóng góp ý kiến cho bạn.
Trước khi hỏi ý kiến người khác, hãy hỏi họ có bận hay không, chọn thời gian thích hợp cho cả hai bên.Hãy nói ngắn gọn điểm chính muốn hỏi để đối phương chuẩn bị.Với những vấn đề không gấp, có thể chọn thời gian nghỉ hoặc sau giờ làm để xin ý kiến.

Khi hỏi ý kiến đối phương, hãy chuẩn bị trước những điểm chính cần nói sao cho ngắn gọn đủ ý nhất.Sau đó , có thể nói ý kiến của mình về vấn đề đừng hỏi.Hãy tỏ ra là mình đã suy nghĩ kỹ rồi mới hỏi chứ không phải đổ hết cho đối phương giải quyết vấn đề của bản thân.

IV Các Lý do khiến Horenso của bạn thất bại

–          Nghĩ một vấn đề là không nghiêm trọng và không cần báo cáo

–          Nói không đúng thời điểm hay nói quá chậm.

–          Tâm lý không muốn nói thật điều không tốt, nhận lỗi

–          Muốn làm theo cách của mình

–          Nghĩ báo cáo quá trình là không quan trọng

Vẫn biết là trong khi làm việc nhóm, việc chia sẻ thông tin là rất cần thiết, nhưng ai trong chúng ta cũng có lúc nghĩ horenso là “ phiền phức” hay” để sau cũng được”.Hãy loại bỏ tâm lý trên, việc chia sẻ thông tin thường xuyên giúp tăng hiệu quả làm việc, giảm nguy cơ gặp rắc rối và làm cho các thành viên chủ động hơn khi đối phó với vấn đề bất ngờ. Khi lưỡng lực có nên báo cáo hay không, đừng bỏ qua mà hãy nghĩ “ thôi, cứ làm cho chắc chắn”

V Các điểm chính để bạn thành công trong horenso

–          Tách riêng thực tế và suy đoán

–          Với những vấn đề phức tạp, hãy chuẩn bị, chỉnh lý và viết sẵn ra giấy.Đôi khi bảng, biểu có thể giúp báo cáo dễ hiểu hơn.

–          Hãy nói từ kết luận.Việc này giúp đối phương nắm rõ hơn đề tài bạn đang đề cập, tiết kiệm thời gian.

–          Khi báo cáo bằng mail, hãy để người đọc có thể hiểu đại khái bằng tiêu đề

Horenso là một kỹ năng cần thiết trong làm việc nhóm, chỉ bằng một chút cố gắng bạn giảm thiểu các vấn đề bất ngờ, nâng cao hiệu quả công việc,tạo lập lòng tin và tình đoàn kết trong nhóm Hãy cố gắng để có thể trở thành nhân viên có năng lực trong mắt sếp