Happy retrospectives in Septeni Technology(Practise 1)

Topic : Đánh giá, nhìn nhận về việc thực hiện Review 360 độ (Tổng thời gian : 40′)

• Scrum Master trước hết sẽ cảm ơn mọi người đã tham gia cuộc họp, tạo một không khí thoải mái và thân thiên.(1′)

• Sau đó, Scrum Master thực hiện phổ biến  về: các luật lệ được đề ra trong buổi họp, nội dung buổi họp và hướng dẫn mọi người cùng thực hiện theo từng hoạt động cụ thể dưới đây

I. Các luật lệ được đề ra trong buổi họp :

. Ko sử dụng điện thoại   

. Ko sử dụng laptop   

. Ko đổ lỗi cho bất kỳ cá nhân nào   

II. Nội dung

Chúng ta sẽ sử dụng  kết hợp 1 số phương pháp sau để tiến hành trong buổi Retrospective :
1. Check in (5′)
2. Gather data (10′)
3. Generate insight (10′)
4. Decide what to do (10′)
5. Close the retrospective (5′)

III. Chi tiết các hoạt động

1. Check in (5′)

Mục đích :  là 1 kỹ thuật để thăm dò tình trạng của mỗi thành viên trong nhóm đối với chủ đề chia sẻ  hay có thể là tình hình của bản thân họ

• Scrum Master đặt 1 câu hỏi cho các thành viên tham dự “Các bạn có cảm xúc gì khi tham gia buổi họp này?” (4′)
  Kết quả :
  5/8 người trả lời : “Chúng tôi rất hào hứng”
  3/8 người trả lời : “Chúng tôi rất hồi hộp”
  Như vậy hầu hết mọi người đều tham gia một cách hào hứng    

2. Gather data : Brainstorming ( DROP – ADD – KEEP – IMPROVE) (10′)

– Mục đích (SM giải thích) (1′)
+ Gather Data: nhằm thu thập dữ liệu liên quan đến 4 yếu tố (Thêm mới, Giữ lại, Loại bỏ, Cải thiện )trong quá trình thực hiện Review 360 độ (1′)
– Chuẩn bị:
+ Bảng trắng
+ Chia bảng trắng thành bốn phần như hình sau: DROP(Loại bỏ) – ADD (Thêm mới) – KEEP (Giữ lại) – IMPROVE(Cải thiện ) (Chuẩn bị trước buổi họp)
+ Stickey note (4 màu)
+ Bút viết
+ Dot vote
– Thực hiện
+ SM sẽ phát sticky note, có 4 màu đại diện cho 4 yếu tố (Thêm mới, Giữ lại, Loại bỏ, Cải thiện ) và yêu cầu các thành viên trong nhóm ghi vào sticky note các item tương ứng với 4 yếu tố trên. Chúng ta sử dụng kỹ thuật Brainstorming để đưa ra các item.

Tìm hiểu thêm về kỹ thuật Brainstorming : http://uyen.vn/brainstorming-ky-thuat-dong-nao/
(Mỗi nhóm đều phải viết được tối thiểu 1 item của 1 yếu tố trên) (5′)
+ Sau khi thu thập được thông tin, các nhóm sẽ lên dán vào bảng theo các phần chia sẵn(2′)
+ Tất cả cùng di chuyển lên bảng trắng, đọc và nhóm lại những ý kiến bị trùng nhau (5′)
+ Thực hiện dot vote và chọn ra 1 ý kiến trong 4 yếu tố  (2′)

* Đây là kết quả sau khi chúng tôi thực hành

• Loại bỏ (Drop)
  • Có nhiều câu hỏi trùng lặp
  • Bát buộc đánh giá đủ 6 người
  • Bỏ quy định tối thiểu 6 người đánh giá vì ko control được
  • Đánh giá đủ 6 người-> mệt vì dài quá
  • Tiêu chí dài, khó định lượng
• Thêm mới (Add)
  • Cần giảm sốcâu hỏi
  • Tiêu chí đánh giá nên giới hạn trong 1 hoặc 2 trang
  • Chỉ cần người cùng dự án đánh giá hoặc người làm việc cùng thì đánh giá sẽ chính xác hơn
  • Ai nên đánh giá sẽ hợp lý ?
  • Nên đánh giá trong dự án để két quả chính xác hơn
• Giữ nguyên (Keep)
  • Đánh giá những người trong dự án
  • Số lượng người đánh giá
  • Nhận được rất nhiều comment rất là tốt mặc dù tiêu cực hay tích cực
• Cải thiện (Improve)
  • Đảm bảo tất cả thành viên hiểu biết về các item, hiểu về cách cho thang điểm 1-5
  • Có 1 số mục đánh giá tương đối giống nhau, cần xem xét lại
  • Nên guide mọi người cách đánh giá
  • Xem lại mục comment, nhận xét khi đánh giá vì ko bắt buộc nên mục nhận xét hầu như bỏ trống
  • Cần có định lượng để đánh giá
  • Cần định nghĩa rõ lại cách đánh điểm
  • Bổ sung thêm phần đánh giá mở, ko chỉ đánh giá qua các câu hỏi có sẵn
  • Các mức điểm đánh giá cho từng mục cần rõ ràng hơn
  • Chỉ nên đánh giá người trong team
  • Thiết lập tiêu chuẩn đánh giá theo rank

Sau khi thực hiện dot vote, chúng tôi chọn ra 3 mục để cùng thực hiện tiếp hoạt động Generate insights

• Nên guide mọi người cách đánh giá & định nghĩa rõ lại cách đánh điểm
• Bổ sung thêm phần đánh giá mở, ko chỉ đánh giá qua các câu hỏi có sẵn
• Bỏ quy định tối thiểu 6 người đánh giá vì ko control được

3. Generate insights: Brain Storming (10′)

– Mục đích (SM giải thích) (1′)
+ Generate insight: mục đích là để phân tích, làm rõ dữ liệu ở bước Gather Data thu được. Chúng ta sử dụng kết hợp phương pháp hỏi 5WHY để tìm ra được root cause của vấn đề

Tìm hiểu thêm về kỹ thuật 5WHY: http://15phut.vn/giai-quyet-van-de/ky-nang-giai-quyet-van-de5-cau-hoi-tai-sao-5-whys/
– Chuẩn bị
+ Stickey note
+ Bút viết
+ Dot vote
– Thực hiện
+ Thực hiện trao đổi theo nhóm để đưa ra đặc điểm của từng vấn đề . Áp dụng hình thức brain storming để lấ ý kiến (10′ )
+ Sau khi thu thập được thông tin, các nhóm sẽ lên dán vào bảng theo các phần chia sẵn(1′)
+ Tất cả cùng di chuyển lên bảng trắng, đọc và nhóm lại những ý kiến bị trùng nhau (2′)
+ Thực hiện dot vote và chọn ra 1 ý kiến trong 4 yếu tố nêu trên (1′)

* Đây là kết quả sau khi chúng tôi thực hành

• Nên guide mọi người cách đánh giá & định nghĩa rõ lại cách đánh điểm
  • Thiếu guideline và training cho các nhân viên mới
  • Khó đánh giá, cho điểm từng mục theo thang điểm 1-5
  • Cần đọc kỹ lại hướng dẫn cho điểm 1-5, thêm ví dụ cụ thể
  • Nhiều mục đánh giá 1 cách mơ hồ, cảm tính
• Bổ sung thêm phần đánh giá mở, ko chỉ đánh giá qua các câu hỏi có sẵn
  • Số lượng câu hỏi giới hạn tính chất đánh giá
  • Bổ sung những điểm mình thấy còn thiếu trong các phần trên
  • Nên cho điểm thế nào để phù hơp?
  • Cũng khó làm vì ko có chuẩn chung
  • Hay nhưng khó làm tốt được
• Bỏ quy định tối thiểu 6 người đánh giá vì ko control được
  • Team ít người, ko đủ 6 người để đánh giá và chỉ có người trong team thực hiện đánh giá mới chính xác
  • Có nhiều người mới hoặc chuyển nhóm
  • Ko control được 1 nhân viên đã được đủ 6 người đánh giá chưa
  • Dự án ko đủ 6 người
  • Quan trọng là nhận được feedback có tâm hơn là số lượng
  • Yêu cầu người đánh giá mình

Sau khi thực hiện dot vote, chúng tôi chọn ra 3 mục để cùng thực hiện tiếp hoạt động Decide what to do

• Thiếu guideline và training cho các nhân viên mới
• Số lượng câu hỏi giới hạn tín chất đánh giá
• Ko control được 1 nhân viên đã được đủ 6 người đánh giá chưa

4. Decide what to do: Brain Storming & Short Subjects (Who – What – When)

– Mục đích (SM giải thích) (1′)
+ Decide what to do: đưa ra action cụ thể
* Ai là người thực hiện ?
* Thực hiện những hành động gì?
* Khi nào thực hiện?
– Chuẩn bị
+ Stickey note
+ Bút viết
+ Dot vote
– Thực hiện:
+ Các team thảo luận để đưa ra idea cụ thể cho từng vấn đề. Chúng ta sử dụng kỹ thuật Brainstorming để đưa ra các item theo từng chủ đề nhỏ (Who- What- When) (6′)
+ Sau khi xong, các nhóm sẽ lên dán vào bảng theo các phần chia sẵn(1′)
+ Tất cả cùng di chuyển lên bảng trắng, đọc và nhóm lại những ý kiến bị trùng nhau (1′)
+ Thực hiện dot vote và chọn ra 1 ý kiến trong 4 yếu tố nêu trên (1′)

* Đây là kết quả sau khi chúng tôi thực hành

• Thiếu guideline và training cho các nhân viên mới
  • WHO : Ban giám đốc, HR team, Manager
  • WHAT: Tổ chức serminar, tạo guideline
  • WHEN : Trước kỳ đánh giá 1 tháng
• Số lượng câu hỏi giới hạn tín chất đánh giá
  • WHO : PIC, HR team, Cá nhân mỗi member
  • WHAT: Sửa lại form đánh giá (Phần bắt buộc, Thêm phần bổ sung), Đưa ra câu hỏi mở, N/A
  • WHEN : Kỳ sau, N/A, Sau khi hiểu guideline
• Ko control được 1 nhân viên đã được đủ 6 người đánh giá chưa
  • WHO : Ban giám đốc, PIC, bác Ta
  • WHAT: Giảm , bỏ
  • WHEN : Ngay và luôn

5. Close the retrospective (5′)

– Mục đích: Get feedback của mọi người sau khi tham gia buổi retrospective này
– Chuẩn bị:
+ Bút viết
+ Stickey note
– Thực hiện:
+ Sử dụng  kỹ thuật Delta/Plus (1 like 1 change ) và thực hiện vẽ trước trên bảng , yêu cầu tất cả thành viên tham gia fill vào stickey note theo card mình chọn (1′)
+ Sau khi viết xong, mời mọi người tự lên bảng dán (1′)
+ SM tổng kết nội dung card (2′)
+ SM cảm ơn mọi người tham gia meeting và kết thúc buổi họp (1′)

* Đây là kết quả sau khi chúng tôi thực hành

• Like
  • Gather data activity
  • Cùng thảo luận và đưa ra ý kiến
  • Có nhiều ý tưởng giải quyết vấn đề
  • Nhìn được vấn đề ở nhiều khía cạnh
  • Mọi người tham gia sôi nổi, đưa ra được nhiều ý kiến
  • Chương trình hay
  • Format tốt
  • Thú vị thoải mái
  • Like cả 4 phần
  • Retro format nghiêm túc và đồng thuận
  • Nội dung và cách thức thể hiện hay
  • Lắng nghe được nhiều ý kiến
  • Đạt được sự đồng thuận
• Improvement
  • Control timebox tốt hơn
  • Cần giải thích rõ ràng từng hoạt động hơn
  • Áp lực thời gian do thời gian vẫn hơi gấp
  • Timebox cho mỗi phần hơi nhanh
  • Cần nhiều thời gian suy nghĩ hơn