Vài sự thật khiến công việc tốt hơn

Chắc hẳn ai cũng muốn làm việc ở một môi trường mà ở đó có thể học hỏi được thêm nhiều thứ. Flinters VN luôn lắng nghe nhu cầu training và cũng tổ chức training ở nhiều mức độ và quy mô, từ chiến lược phòng ban, Manager/ Leader bootcamp, OJT cho đến OKR cá nhân hay cử đi đào tạo bên ngoài… Rõ ràng không phải công ty nào cũng tạo điều kiện cho nhân viên như vậy.

Bản thân tôi cũng luôn coi trọng việc tập hợp và chia sẻ các kinh nghiệm làm việc của mình cho các bạn trẻ. Do từng đọc nhiều và tin tưởng vào những tri thức khai sáng trong ngành, tôi cũng trăn trở làm sao phản ánh được các giá trị của Agile hay Học tập suốt đời … vào các chia sẻ/ hướng dẫn của mình.

I. Thu nhặt kiến thức là chưa đủ

Tuy nhiên, cùng với nhiều kinh nghiệm đào tạo, tôi thấy không phải bạn nào cũng học tập hiệu quả trong môi trường công ty.

Nếu như có bạn chỉ đưa ra vài ví dụ là hiểu vấn đề và tự làm được, thả ra tự bơi được, không những thế còn tự sáng tạo ra những cách làm hiệu quả chưa từng được hướng dẫn, thì cũng có một số bạn cần được hỏi đi hỏi lại HOW? HOW? HOW? về đáp án bạn ấy đưa ra để đưa suy nghĩ của bạn ấy vượt ra khỏi khuôn mẫu ban đầu.

Cũng có những bạn lúc đầu rất hào hứng, nhưng sau một thời gian thường xuyên đối mặt với những câu hỏi WHY WHY WHY? thường xuyên được thử thách Có cách hiểu nào khác không? Cái này có thể thay thế bằng cái khác được không? Ý nào có thể bỏ bớt đi được ? …. thì nản dần và không muốn học hỏi thêm nữa, quay về chỉ làm những công việc quen thuộc.

Như thế, tự thoát khỏi khuôn mẫu ban đầu là việc khó, tự bước ra khỏi vùng an toàn của bản thân cũng là việc khó. Nhưng cũng chính vì thế tổ chức cần training và người lao động cần học hỏi. Tự thoát khỏi khuôn mẫu là để làm việc hiệu quả, đỡ sai sót và smart hơn. Tự bước khỏi vùng an toàn để mở rộng phạm vi và giá trị của bản thân hơn. Một trong những tinh thần Agile là thế.

Chúng ta chắc ai cũng từng phải lên phường, lên quận để giải quyết giấy tờ nọ kia và đều ít nhiều có bực bội vì … thời đại nào rồi mà cứ để dân chạy đi chạy lại mất công quá. Thế thì hãy nhớ rằng nếu chúng ta không muốn theo tinh thần Agile thì chúng ta cũng có khác gì những công chức nhà nước ấy: khuôn mẫu và nằm mãi vùng an toàn.

Vào công ty tiên tiến để học và làm như công chức nhà nước thì phí quá!

Nếu để nêu những điểm khác nhau giữa người học giỏi và người học dở thì mọi người thường nghĩ ngay đến những thứ như khả năng đào sâu suy nghĩ, sự kiên trì, tinh thần cầu tiến …. Riêng cá nhân tôi muốn bổ sung một điểm: Quan niệm về việc học tập. 

Nếu hỏi bạn học dở: Bạn có thích được training không?, đảm bảo bạn ấy sẽ trả lời Thích chứ, thích lắm. Bạn ấy có thích khi được giao bài tập và sau khi nhanh chóng đưa ra câu trả lời lần thứ nhất là bạn sung sướng hỏi luôn đáp án! Hoá ra cái bạn ấy thích nhất là “có đáp án” !!!. Nếu sau đó nhờ bạn ấy so sánh đáp án với phương án trả lời của bạn ấy, tự rút ra những điểm khác biệt và hỏi tại sao bạn ấy chưa làm được chỗ này? tại sao bạn ấy lại làm thừa chỗ kia? tại sao bạn ấy hiểu sai chỗ nọ? …. là bạn …. hết thích liền.

Bạn chưa hiểu được điều gì là quan trọng hơn ở đây: đáp án hay các câu hỏi (so sánh sự khác biệt với đáp án) được đưa ra sau đó. Bạn quan niệm việc học là để “biết” các đáp án và khi học sẽ luôn có người cho bạn các đáp án cụ thể. Học là phải vậy. Còn so sánh đáp án-phương án, tự rút ra điểm khác biệt, trả lời câu hỏi why why why ?? này nọ thì ….. sao ông An cứ làm rắc rối mọi chuyện lên? sao kỳ quá vậy 🙁

Thực ra đó là một điểm quan trọng. Hơn 20 năm xông pha dự án, tôi hiểu rằng các câu hỏi mới là quan trọng (hơn đáp án) nhưng thường hay bị bỏ qua.

Nếu bạn chỉ nhìn vào sản phẩm cuối cùng mà không hiểu cách làm thì bạn sẽ không tạo ra được sản phẩm chất lượng tương tự. Nếu bạn chỉ chăm chăm “chộp” lấy cái đáp án thì bạn chỉ xử lý được một tình huống, nhưng thực tế công việc có tình huống nào giống hệt tình huống nào?

Còn nếu bạn nắm được các câu hỏi thì bạn sẽ hiểu được cách suy nghĩ để tự giải quyết nhiều vấn đề. Biết đáp án chỉ là kiến thức, nắm được cách tư duy phù hợp mới thật sự là học hỏi có hiệu quả.

Học không phải để nhớ đáp án cụ thể, mà là để lĩnh hội khung suy nghĩ. Đó mới là quan điểm tốt về việc học tập trong công việc.

II. “Biết” thôi là chưa đủ

Hơn 10 năm phỏng vấn tuyển dụng, có lẽ tôi đã đặt câu hỏi cho hơn một trăm ứng viên. Với một bạn viết trong CV rằng bạn ấy là một senior … (vd. Comtor), tôi hay hỏi vậy bạn ấy khác gì so với một junior …. (Comtor)?

Rất thông thường, câu trả lời mà tôi nhận được sau đó là rất nhiều Em hiểu điều A hơn, em có kỹ năng B hơn, em làm C nhanh hơn …. Thực ra đó là một câu trả lời trung bình, tạm tạm (thường thì 95% ứng viên trả lời như vậy)

Lần gần nhất sau khi nghe câu trả lời tương tự từ một ứng viên có hơn chục năm kinh nghiệm, tôi đã nhận xét thẳng thắn rằng: Câu trả lời của em là theo hướng Em biết gì hơn bạn junior, nhưng nếu em có thể kể những gì bạn Junior không làm được còn em lại làm được thì tốt hơn nhiều …

Thông điệp tôi muốn truyền đạt là:

Thay vì nói mình Biết gì, tốt hơn là hãy suy nghĩ và tóm tắt việc bạn có thể Làm được gì?

Tại sao?

Vâng, không ít người cảm thấy vô lý khi tôi đặt thử thách suy nghĩ “Làm được gì?” ra cho ứng viên hay thành viên công ty. “Tại sao anh cứ bắt em phải suy nghĩ khác thông thường, khác mọi người vậy?” — là phản ứng của nhiều bạn.

Bởi vì chính việc “làm được gì” mới tạo ra giá trị. Đó không phải là quan điểm tùy tiện của cá nhân tôi. Đó là sự thật. Sự thật đặc biệt ở chỗ nó luôn là sự thật dù người ta ghét hay thích nó, dù nó có phổ biến hay không.

Bạn có thể không tin tôi, nhưng có thể đọc một bài về “sự thật tàn nhẫn” này, đảm bảo không phí thời gian của bạn đâu.

Và không chỉ trong lúc phỏng vấn đầu vào, có vẻ suy nghĩ “làm gì” vẫn còn tương đối hiếm trong môi trường công sở. Khi được hỏi “bạn thấy mình trưởng thành ra sao”? trong những lần phỏng vấn đánh giá giữa kỳ, những câu trả lời vẫn cứ chỉ là “biết thêm cái này, hiểu thêm cái kia …”.

Một ví dụ tiềm ẩn khác là những cuộc họp bàn các vấn đề phát sinh. Khi được mời cho ý kiến về vấn đề các bạn có thể mô tả khá dài, tỉ mỉ về ai đã làm cái gì, nguyên nhân của việc đó là do đâu, chuyện gì đã xẩy ra sau đó …. Trình tự sự việc và nguyên nhân thì tốt thôi nhưng các bạn có để ý như vậy là chưa đủ? Các bạn có để ý tất cả những thông tin đó chỉ nêu lên việc ta “biết chuyện gì đã xẩy ra”? Nhưng cuộc họp sẽ không thể hữu ích nếu không đưa ra được kết luận vậy ta “sẽ cần làm gì” với vấn đề đó? Cái vế “làm gì” một lần nữa hết sức quan trọng vì đó là lý do chính để cả team phải bỏ thời gian ra mà ngồi bàn với nhau và đó cũng rất có thể là lý do chính mà khách hàng chấp nhận bỏ tiền ra cho chúng ta hàng tháng đấy. Khách hàng cần giải pháp cho vấn đề của họ và trả tiền cho ai làm việc đó.

Xin tóm lại ý này như sau (mượn lời bài báo):

Cái bạn biết chỉ có ý nghĩa khi bạn làm gì đó

III. Giải thích và Giải pháp

Nhân nói về khách hàng, một trong những bài học lớn mà tôi (mãi mới) học được từ khách hàng Nhật như sau:

Khi phía Việt Nam trình bầy về một việc X gì đó rồi bên Nhật hỏi: Tại sao các bạn lại làm việc đấy như thế như thế …. Lúc đó phía VN sẽ trả lời thế nào? bạn thử đoán xem.

Cá là trong 90% các trường hợp phía VN sẽ giải thích lý do, đôi khi khá dài dòng, 90% là sau đó phía Nhật lại hỏi tiếp Tại sao? với một trong các lý do đó …. và câu chuyện kéo dài. Và bài học ở đây là nếu câu chuyện diễn tiến như thế, thường là nó đang không diễn tiến theo cách tốt nhất.

Kinh nghiệm của tôi là khi KH đã hỏi Tại sao đến lần thứ ba liên quan đến một việc nào đó phía VN định/đang/đã làm, khả năng rất cao rằng thực ra ý bên Nhật là: Tôi thấy cách làm của các bạn chưa đủ tốt/có điểm chưa hợp lý, các bạn cần xem xét lại!

Như thế, trong khá nhiều trường hợp, đằng sau câu hỏi “tại sao?” thì cái KH cần không phải là những giải thích của phía VN ủng hộ cho việc X, mà là một giải pháp Y khác (hợp lý hơn X). Với trường hợp này, thay vì tiếp tục lao vào giải thích vừa mất công mà vừa không hiệu quả (tốn thời gian hai bên mà khách hàng tiếp tục Tại sao? rồi trở nên không hài lòng), phía VN nên dừng lại, xem xét các lựa chọn solution khác và đưa ra giải pháp tốt hơn cho khách hàng.

Bớt giải thích, thêm giải pháp

Mà nói về giải pháp, cũng xin nêu ra một sự thật nữa. Nếu bạn từng đọc các Báo cáo sự cố, bạn sẽ thường xuyên gặp các giải pháp phòng tránh sự cố (trong tương lai) đại khái thế này: Chúng tôi sẽ cố gắng hơn nữa, Chúng tôi sẽ kiểm tra X cẩn thận hơn, Chúng tôi sẽ đọc tài liệu Y kỹ hơn …..

Sự thật là chẳng mấy khách hàng Nhật hài lòng với những giải pháp như vậy. Người Nhật từng xây dựng những ngành công nghiệp to lớn và rất am hiểu về các quy trình cũng như cách phòng tránh sự cố. Họ đã từng trả giá rất nhiều để có thể đứng đầu thế giới về chất lượng sản phẩm như ngày hôm nay. Họ thừa biết nếu chỉ cố gắng hơn, cẩn thận/ kỹ càng hơn, sự cố tương tự sẽ lặp lại n lần, rồi lại tiếp tục cố gắng hơn, cần thận hơn n lần, chẳng đi đến đâu cả.

Thế thì sao? Đơn giản là hãy suy nghĩ giải pháp theo hướng “làm gì đó”: Thay vì làm X, chúng tôi sẽ làm Y; chúng tôi sẽ bỏ bớt việc Z, chúng tôi sẽ bổ sung thêm việc A …. Một lần nữa, điều cần thiết là suy nghĩ về giải pháp theo hướng “làm gì“

Giải pháp nên gắn với làm gì đó

Chúc bạn ngày càng làm ra nhiều giá trị!