Lời nói đầu

Kỹ năng giải quyết vấn đề là một phạm trù rất rộng mà chắc hẳn mỗi chúng ta đã không dưới 1 lần đề cập đến.
Bài viết hôm nay tôi muốn chia sẻ “công thức” mà bản thân được lĩnh hội từ “thầy” Takamura san, một người tôi vô cùng kính trọng 😀

Tôi xin tóm tắt “công thức” qua 4 bước chúng ta cần thực hiện, sau đó sẽ phân tích cụ thể từng bước như sau:
———————————————————————————————————————————
Bước 1: Xác định vấn đề (問題) đang gặp phải là gì?
Bước 2: Xác lập mục tiêu (目標) muốn đạt được và khoảng cách (ギャップ) giữa hiện tại đến mục tiêu
Bước 3: Phân tích các giải pháp (課題）& các cách thực hiện (アクション) để giải quyết vấn đề
Bước 4: Lên kế hoạch – Thực hiện – Kiểm chứng – Hành động (PDCA)
———————————————————————————————————————————

1. Xác định vấn đề đang gặp phải là gì?

   Xác định rõ vấn đề là gì nghe tưởng như điều hiển nhiên ai cũng biết thế nhưng đôi khi chúng ta lại thường thực hiện một cách qua loa bước này.
   Trong các cuộc họp bạn có hay nghe thấy các vấn đề được nêu đại loại như: “Họp quá nhiều”, “Estimate chưa chính xác”, “Yêu cầu không rõ ràng” …không? Tôi nghĩ chắc dự án nào cũng đã từng gặp.

   Có thể các bạn đang gặp vấn đề nào đó liên quan đến “Họp”, “Estimate”, “Yêu cầu”… tuy nhiên nếu suy nghĩ và phân tích kỹ lưỡng thì có thể có những tình huống như sau xảy ra:

   – Vấn đề liên quan đã xảy ra và hiện tại đã được giải quyết xong? => à, thế thì nó là “Bài học (case study)” chứ không còn là vấn đề nữa nhỉ?
   – Thực chất, vấn đề không phải vậy?
   => Lấy ví dụ từ vấn đề được nêu ra là “Họp quá nhiều” ta có thể xem xét kỹ lại liệu có phải vấn đề thực chất là:

    + “Các cuộc họp không có mục đích rõ ràng?”

    + “Người nói trình bày dài dòng, không giữ timebox?” hay

    + “Có nhiều cuộc họp không cần thiết đã diễn ra?”

   … hay không

   => Như vậy, họp nhiều nhưng có mục đích rõ, trình bày đúng thời gian và mang lại lợi ích cho cả team thì “họp nhiều” lại không phải là vấn đề cần phải giải quyết mà thực chất lại là vấn đề khác!

   Key: Hãy suy nghĩ thật kỹ để xác định vấn đề cần giải quyết là gì và có thật sự cần phải giải quyết hay không!
   Point:  Nếu có nhiều hơn 1 vấn đề thì xác định xem cái nào cần phải được ưu tiên xử lý trước, xử lý ngay để lựa chọn giải quyết (biết đâu giải quyết xong thì các vấn đề còn lại cũng được giải quyết theo không chừng 🙂 )

2. Xác lập mục tiêu muốn đạt được

   Bước tiếp theo, xác lập mục tiêu muốn đạt được!
   Chúng ta không thể biết phải làm gì, làm như thế nào, thế nào là đủ nếu không biết rõ mục tiêu cụ thể!

   Giả sử vấn đề liên quan đến họp vừa bàn ở trên ta có thể có giả định như sau:
   – Hiện trạng: Các cuộc họp không có mục đích rõ ràng.
   – Mục tiêu: Tối đa hóa hiệu quả của các cuộc họp cần thiết.
   => Như vậy, để giải quyết vấn đề thực tế đang diễn ra là có nhiều cuộc họp không có mục đích rõ ràng thì mục tiêu xác lập có thể đặt ra bao quát hơn, có giá trị cụ thể hơn (tối đa hóa hiệu quả các cuộc họp).

   (Tất nhiên goal cũng có thể chỉ là: “100% các cuộc họp phải có thông báo mục tiêu rõ ràng” -> điều đó phụ thuộc vào quyết định của bạn và tập thể)

   Sau khi xác lập mục tiêu, ước lượng thời gian cần thiết để thực hiện (ví dụ 1 tháng, 2 tháng ….)

   => Dựa vào tình trạng hiện tại và mục tiêu, xác định “khoảng cách cần lấp” là: Loại bỏ tất cả các nội dung, các cuộc họp không mang lại giá trị.

3. Phân tích các giải pháp & các cách thực hiện để giải quyết vấn đề

   Sau khi hoàn thành bước 1 và bước 2, chúng ta bắt tay vào phân tích, liệt kê các giải pháp, các cách thực hiện để giải quyết vấn đề.
   Hint: có thể dựa vào nguyên nhân gây ra vấn đề để tìm được phương thức giải quyết

   Các giải pháp là những phương thức hay phương hướng mà chúng ta nghĩ là mấu chốt để giải quyết vấn đề

   Từ các giải pháp mà ta cho là khả thi, chúng ta lại lên danh sách các hành động cần phải thực hiện.

   => Những việc phải làm có thể có 1 hoặc nhiều, do đó, sau khi liệt kê xong thì tiến hành đánh giá mức độ quan trọng, mức độ ưu tiên thực hiện để thu được hiệu quả cao và nhanh nhất có thể.

   (*) Trong ví dụ ở mục 1, 2 về cách làm thế nào để nâng cao hiệu quả cho các buổi meeting, tôi sẽ xin chia sẻ ở bài sau, các bạn đón xem nhé! 🙂

4. Lên kế hoạch – Thực hiện – Kiểm chứng – Hành động (PDCA)

   Cuối cùng nhưng không phải … cuối cùng, đó là thực hiện những action đề ra ở bước 3 theo thứ tự ưu tiên.

   Vì các hướng giải quyết, các action đưa ra đều dựa trên giả định, suy đoán cho nên có thể không phải lúc nào cũng chính xác, do đó chúng ta nên đặt ra các mốc thời gian thực hiện, kiểm chứng, sau đó, nếu cần thiết thì thay đổi phương án và lặp lại các bước thực hiện – kiểm chứng – hành động cho tới khi đạt được mục tiêu đề ra.

Tóm lại, để nâng cao kỹ năng giải quyết vấn đề, trước tiên ta phải:

– Nâng cao khả năng phân tích, xác định chính xác vấn đề là gì

– Chú trọng khâu xác định mục tiêu (càng rõ ràng, càng cụ thể càng tốt & nếu có thể thì số hóa nó)

– Nắm rõ tình hình hiện tại

Việc đưa ra các giải pháp để giải quyết vấn đề thường cần có thời gian trải nghiệm, đúc rút kinh nghiệm. Tuy nhiên, với thời đại internet phát triển như hiện nay, tôi nghĩ cũng không quá khó để học tập kinh nghiệm từ những người đi trước.