giao tiếp: bàn bạc và quyết định

Trước đây tôi có vẽ ra một sơ đồ giao tiếp dùng trong công sở như sau:

Problem –> Solutions –> Decisions

Nhìn có vẻ rất đơn giản, vậy mà làm thì chẳng đơn giản. Bản thân tôi cũng không tự tin bất kỳ cuộc họp nào mình tham gia đều đi được đúng như sơ đồ ở trên. Thời gian gần đây tôi thay đổi môi trường làm việc, và một lần nữa những vấn đề giao tiếp lại đặt ra ở môi trường mới. Với suy nghĩ làm sao có thể cùng mọi người bắt đầu xem xét các tình huống giao tiếp một cách thật đơn giản, hôm nay tôi thử đưa một sơ đồ ít bước hơn nữa như sau:

bàn bạc –> quyết định

và nếu bạn không chê nó quá sơ sài, ta cùng chỉ ra vài điểm có thể quan sát thấy trong đời sống/ công tác hằng ngày từ góc nhìn của sơ đồ này.

I. Chưa bàn bạc đã quyết định

Một điều cũng thường xuyên xẩy ra phải không ạ. Chưa có đủ thông tin, những người liên quan chưa có cơ hội nêu ra đầy đủ ý kiến hoặc do một người khác nói át hết, do không có thời gian hoặc do e dè ngại nói ra hoặc cho rằng nói ra cũng chẳng để làm gì nên chán không buồn nói.

Dù gì đi nữa thì việc này nếu kéo dài sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả team work, khiến mọi người xa rời nhau, nhiều bất ngờ sẽ ra trong quá trình làm việc và còn nhiều nhiều cái có hại nữa. Với những ai luôn muốn nhanh chóng, cần hiểu rằng rốt cuộc thời gian tiết kiệm được do không lắng nghe cũng không bù đắp nổi thiệt hại về chất lượng hoặc motivation do teamwork rạn nứt gây ra. Với những người luôn nói nhiều, cần để ý dành thời gian cho người khác nữa. Chủ trì cuộc họp cần khuyến khích mọi người nêu ý kiến, nếu cần thiết bắt buộc phải đưa ra rule cho các cuộc họp để cải thiện.

II. Bàn bạc nhiều mà thiếu quyết định

Theo quan sát của tôi thì chuyện  này cũng khá phổ biến. Một người sa đà vào chủ đề không liên quan trực tiếp đến mục đích họp, hai người cứ bàn bạc mãi để làm rõ cái gì đã xẩy ra, tôi đã làm gì, anh đã làm gì, tại sao tôi đã làm như thế, tại sao tôi không biết việc đó … Câu chuyện cứ được những người tham gia giữ mãi trong quá khứ (bệnh dằn vặt quá khứ này nhiều người mắc phải phết 😉 ) hoặc phát triển vô mục đích và … hết giờ.

Vì thế luôn cần: Clear mục đích cuộc nói chuyện và đủ tỉnh táo để luôn để ý đến cái tiếp theo cần làm là gì, cần ít nhất một người luôn hướng đến mục tiêu next action là gì?, ai sẽ làm?, khi nào? … Có nhiều người luôn thích nói và nhất là thích nói cho sướng miệng, nói để thể hiện mình. Với những trường hợp này, cần chú ý đặt mục đích chung lên trên.

Trên đây là hai điều thường gặp nhất. Còn trong cuộc sống, cũng có những tình huống mà tôi thấy lằng nhằng phức tạp hơn, tất nhiên, những điều tôi viết ở dưới là theo quan điểm cá nhân

III. Vừa bàn bạc, vừa quyết định, chẳng rõ giờ đang là gì?

Tôi còn đại gia đình của mình, nhiều cô dì chú bác, gia đình nhỏ của cô dì chú bác cùng ông bà sống chung dưới một mái nhà, ăn uống nhiều người trong những dịp lễ tết. Trong không gian sinh hoạt đó tôi còn đọng lại ký ức về những tình huống khá là confused. Nhiều khi đột nhiên có điều gì đó có vẻ đã xẩy ra, đột nhiên có vẻ điều đó đang được bàn bạc bởi một số người nào đó, đột nhiên nó có vẻ đã được quyết định, nhưng quyết định thế nào thì không rõ, rồi đột nhiên lại có ai đó xuất hiện và có vẻ quyết định/ hay vấn đề thay đổi hoàn toàn. Communication ở đây hoàn toàn đi theo một thứ logic, một thứ norm gì đó mà chỉ những người sống lâu năm ở trong đại gia đình mới hiểu nổi.

Với tình huống này tôi cũng chỉ mơ ước xa xôi có một cái bảng, trong đó kết luận cuối cùng về vấn đề và quyết định cuối cùng được viết ra.

IV. Không bàn bạc, cũng chẳng quyết định

Dù sao thì đây mới là thể loại khó nhằn nhất. Thể loại này cũng có thể tồn tại ở nhiều nơi, thậm chí là ở những gia đình “hạt nhân” của bất kỳ ai. Ví dụ như có vấn đề, nhưng thậm chí chúng chả được bàn bạc, hoặc một người cho rằng có vấn đề này kia, người liên quan thì hoàn toàn phủ nhận và lảng luôn câu chuyện. Tình trạng phổ biến là có thể một người tự nói một một đoạn gì đó trong lúc người kia chỉ quan tâm đến cái điện thoại. Lúc sau người kia ngửng lên nói vài điều mà người này không hiểu là cái gì. Không có cái gì khớp với cái gì, và cứ mãi như vậy hàng tuần hay thậm chí hàng tháng cho đến lúc câu chuyện chuyển sang 1 trong 3 thể loại được đề cập ở trên, sau đó có thể lại quay về điểm đầu …

Dù trong tình huống này tất nhiên vẫn có thể làm gì đó, bao giờ cũng vậy. Chỉ là bỗng dưng tay tôi trĩu lại và không gõ tiếp gì nữa 🙂