Kỹ năng technical writing: phân tích và dùng keyword

Có một vài thực tế thường gặp hằng ngày đối với những người làm công việc đòi hỏi giao tiếp, thảo luận, bàn bạc hoặc tiếp xúc với các loại văn bản nhiều. Ví dụ:

Hai thực tế dẫn đến hiểu lầm hay gặp:

– Có nhiều từ khác nhau ở những chỗ khác nhau nhưng lại chỉ cùng 1 đối tượng. VD: “kết quả”, “file output”, “file csv”, “file đích” … đều trỏ đến “một kết quả xử lý là loại 1 file csv đặt ở 1 location nhất định”

– Cùng 1 từ nhưng ở những chỗ khác nhau chúng lại trỏ đến những đối tượng hoàn toàn khác nhau. VD:  từ “security”,  ở chỗ này nó có nghĩa là “chính sách bảo mật”, ở chỗ  khác nó là “cổ phiếu”, chỗ khác nữa thì là “dịch vụ bảo vệ”, ở chỗ khác nó nghĩa là một loại “token key” …. Các bạn chắc cũng không lạ với điều này, chỉ cần mở từ điển ra ta có tìm thấy vô vàn ví dụ tương tự.

Hai thực tế đòi hỏi phải biên tập lại thông tin:

– Từ dài sang ngắn: Do yêu cầu và tính chất công việc, cần cô đọng và tóm tắt thông tin các thông tin sẵn có (để phục vụ cho buổi họp manager chẳng hạn)

– Từ ngắn sang dài: Cần kết hợp một vài thông tin cụ thể với các thông tin về bối cảnh, lý do, các kế hoạch dự kiến tiếp theo thành một văn bản chi tiết, tỉ mỉ (để phục vụ cho buổi báo cáo chất lượng với KH chẳng hạn)

Tiếp tục hoạt động lần trước,  lần này tôi xin chia sẻ thêm vài kinh nghiệm liên quan đến hai thực tế đòi hỏi phải biên tập lại thông tin nêu trên. Một cách khái quát, những kinh nghiệm này có thể rút gọn lại thành: Hiểu cách sử dụng keyword khi hành văn. Mục đích ở đây là làm rõ thêm cách thức ta có thể viết dài ra hoặc viết ngắn lại tuỳ theo nhu cầu công việc.

Để bắt đầu, thú thật, thường ngày tôi cũng như mọi người cứ nói những câu đại loại như:

• Dịch meeting chỉ cần bắt keywords rồi tóm tắt ý chính là được
• Cố gắng viết thì dùng keyword vừa ngắn câu vừa rõ nghĩa
• keyword ở đây là abc, xyz …

Nhưng thực tế việc “bắt keyword” hay “dùng keyword” có đơn giản như đan rổ vậy không? Khi bắt tay vào thử xem xét vấn đề từ một câu hỏi cơ bản: Keyword là gì? tôi mới thấy có lẽ để đưa ra một câu trả lời thấu đáo thì khá phức tạp và sẽ tốn nhiều công sức. Bản chất đa dạng của các tình huống giao tiếp khiến cho tuỳ vào kinh nghiệm, tuỳ vào bối cảnh hay vào đối tượng giao tiếp mà câu trả lời có thể thay đổi và có thể thay đổi khá nhiều.

Chấp nhận sự thật đó, tôi đành tiếp cận vấn đề “sử dụng keyword” này theo hướng hơi khác: Thay vì đưa ra câu trả lời cụ thể và chắc chắn (việc này vượt quá khả năng hiện tại của tôi) thì chỉ cố gắng đưa ra một khung suy nghĩ, hay một phương pháp gợi ý cùng với các ví dụ để mọi người tìm hiểu sau đó tự mình có thể áp dụng vào những tình huống khác.

Cách tiếp cận này cho phép tôi tạm bỏ qua bước trả lời “keyword” là gì và tiến tới xem xét luôn hai tình huống cần biên tập lại thông tin đã nêu ở phần đầu

I) Từ dài sang ngắn

Giả sử ta cần làm một việc là: Diễn đạt lại đoạn sau (trích từ Sơ yếu lý lịch của 1 ứng viên) thành chỉ 1 câu ngắn gọn:

学生活では、アルバイトをすることで学費を稼ぎました。勉強とアルバイトの両立は 難しく、アルバイトを終えて夜家に帰っても、疲れて寝てしまう日が続きました。しかし、 このままではいけないと考え、自分のスケジュール表を作成しました。毎週、月曜の朝 に一週間分の予定表を作成し、移動時間や授業の休み時間にも勉強の予定を入れること で、勉強時間を確保できるようにしました。それは真面目な性格だと言われます。

Tạm dịch: “Thời sinh viên, tôi làm thêm để kiếm tiền học phí. Việc vừa học vừa làm khá khó khăn, nhiều ngày sau từ chỗ làm thêm về thì đã khuya và mệt thế là tôi ngủ mất luôn. Thế nhưng, tôi thấy cứ như vậy thì không được, thế nên tôi đã tạo một bảng Kế hoạch cho bản thân. Hằng tuần cứ sáng thứ 2 tôi tạo bảng dự kiến công việc cho 1 tuần, trong đó tôi bố trí thời gian học vào khoảng nghỉ giữa các tiết học hay trong khi đi tầu và nhờ đó đảm bảo được lượng thời gian cho việc học. Mọi người nói tính tôi nghiêm túc”  

Các bước đề xuất:

1. Viết lại đoạn văn thành 2-5 gạch đầu dòng ngắn

2. Từ 2 – 5 gạch đầu dòng ở trên vẽ một sơ đồ với 4-6 từ

3. Nhìn vào sơ đồ 4 -6 từ ở trên và diễn đạt lại thành 1 câu

Kết quả ví dụ cho các bước trên với đoạn văn nói trên:

Viết thành gạch đầu dòng:

・Làm thêm để kiếm học phí  (アルバイトで学費を稼ぎました)

・(mệt mỏi …) Khó mà cân đối cả học lẫn làm (（疲れたりして）勉強とアルバイトの両立は難しかった)

・Tạo kế hoạch để đảm bảo thời gian học (予定表を作成し、勉強時間を確保できた)

・Điều đó cho thấy tính cách nghiêm túc (上で真面目な性格を表した)

Sơ đồ hoá:

Diễn đạt lại thành 1 câu:

Việc lên kế hoạch để có thể cân đối việc học và làm thêm đã cho thấy tính cách nghiêm túc của tôi

(計画などをよく考え、勉強とアルバイトを両立させたりして真面目な性格だと言われる。)

Với cách làm đề xuất và ví dụ cụ thể ở trên, chắc các bạn cũng có thể đoán được ta sẽ lọc ra được các keyword ở bước 2 (từ các gạch đầu dòng ta biểu diễn/ sơ đồ hoá câu chuyện lại dưới dạng 1 sơ đồ). Trong sơ đồ kết quả của bước 2, các từ được chọn chính là keyword của đoạn văn gốc. Còn bước cuối cùng, bước 3, chính là bước dùng các keyword đã được lọc ra để diễn đạt lại một cách cô đọng hơn.

II) Hình dung về keyword

Qua một khảo sát một vài ví dụ với cách làm tương tự như trên, xin tạm đưa ra một hình dung về keyword như sau để mọi người tham khảo, hy vọng phần nào có manh mối với câu hỏi “Keyword là gì”:

1. Là các từ mang thông tin quan trọng, nổi bật
2. Thường là các thuật ngữ
3. Giúp diễn đạt cô đọng khi cần tóm tắt/ truyền đạt nhanh gọn, khi take notes
4. Có thể là từ trong văn bản/ hội thoại gốc nhưng cũng có thể là từ được tạo ra khi cô đọng ý

III) Từ ngắn sang …. câu hỏi

Ở đây, tình huống hơi ngược lại với phần I) là đôi khi ta cần chuyển một đoạn viết ngắn sang thành một đoạn dài. Tuy nhiên, trước khi kết hợp với các thông tin khác để viết dài thì có một bước cũng khá quan trọng nhưng ta thường bị quên đó là cần phải xác nhận để hiểu đúng đoạn văn hiện tại.

Cũng xin được bắt đầu từ ví dụ cụ thể: Hãy đưa ra các câu hỏi để làm rõ nội dung đoạn sau

Xin tạo thêm 1 instant trên Smartdevice DB dùng để làm DB test giống production (rehearsal)

Các bước đề xuất:

1.Tách các ý nhỏ và tìm keyword từ những ý nhỏ đó

2. Hình dung các mối quan hệ có thể giữa các keyword (có thể dùng sơ đồ)

3.Đưa ra câu hỏi để làm rõ các mối quan hệ của những keyword ở trên.

Kết quả ví dụ cho các bước trên với đoạn văn nói trên:

Tách thành các ý nhỏ và tìm keyword:

a. Xin tạo thêm 1 instance (chữ instant trong đoạn gốc là sai chính tả) trên Smartdevice DB

b. (dùng instance đó) để làm DB test giống Production

c. rehearsal

Đưa keyword tìm được vào sơ đồ và thử hình dung từng mối quan hệ một:

Đưa ra câu hỏi để làm rõ các mối quan hệ có thể:

+ Instance là instance của cái gì? Instance của Production hay thế nào?

+ Mối quan hệ giữa Production và smart device DB là gì? Lý do gì để Instance cần phải ở trên smart device DB

+ DB test (= Instance và) ở trên smart device DB? Liệu 1 DB có thể “ở trên” 1 DB khác như thế nào?

+ DB test giống Production cụ thể nghĩa là thế nào? Chỉ cần có các bảng và các trường giống? Hay cần giống đến cả mức độ dữ liệu được lưu trữ trong các bảng đó?

Ở đây, những câu hỏi ở bước 3 sẽ được dùng để đi xác nhận lại với những người có liên quan trước khi ta tiến hành bước biên tập văn bản tiếp theo.

Trên đây là một vài thủ pháp liên quan đến việc tìm, sử dụng keyword để rút ngắn cách diễn đạt hoặc sử dụng keyword để tìm kiếm các câu hỏi làm rõ nghĩa của một vấn đề cần trao đổi.

Hy vọng bằng cách tự mình luyện tập các thủ pháp này hoặc luyện tập theo nhóm, độc giả sẽ xây dựng và nâng cao được kỹ năng diễn đạt ngắn gọn, cô đọng mà chính xác trong công việc 🙂