報・連・相(ho-ren-so) những điều cốt lõi cần nhớ

Nhân công ty có chủ để comment buổi sáng về  “rau chân vịt” em xin phép viết tiếp chuỗi bài về ho-ren-so của chị Giang. 😀

Ho-ren-so: Cách người Nhật giữ được giao tiếp thông suốt . Trong tiếng Nhật Horenso cũng có nghĩa là spinach, rau “chân vịt”, thứ rau mang lại sức mạnh thần kỳ của chàng thủy thủ Popeye, chiến thắng mọi trở ngại để cứu được Olive.

Có lẽ các công ty làm ăn với Nhật cần có thứ rau này để có sức mạnh chiến thắng trong môi trường kinh doanh ngày càng khó khăn như ngày nay. Horenso là viết tắt của 3 từ:

報告(hokoku)：báo cáo

đây là việc báo cáo lại kết quả các công việc đươc chỉ định cho cấp trên. Vd như kết quả công việc, các vấn đề găp  phải.

連絡(rennraku)：liên lạc

việc thông báo cho những người liên quan khi có các vấn đề. VD như khi đi muộn phải liên lạc thông báo cho cấp trên, thông báo cho những người cùng team, những người có liên quan.

相談(soudan)：bàn bạc.

khi có một vấn đề sảy ra cần bàn bac với người cấp trên hoặc là các trưởng nhóm để đưa ra giải pháp.

Vậy cụ thể phải làm đổi với từng mục như thế nào? mọi người hãy đọc tiếp để hiểu rõ hơn.

1. Báo cáo(報告)

– Tùy vào sự bận rộn của cấp trên mà lựa chọn cách báo cáo hợp lý.

Ví dụ khi cấp trên đang bận và nội dung báo cáo của bạn không quá quan trọng, không cần thiết được xác nhận ngay lúc đó. bạn có thể để lại note báo cáo chứ không nhât thiết phải gặp trực tiếp.

– Bạn phải báo cáo trực tiếp lai công việc  cho cấp trên trực tiếp gia chỉ thị cho bạn. Không được phép thông báo qua một người khác hay một cấp trên khác. Việc báo cáo trực tiếp đó là nghĩa vụ của bạn.

– Khi có một báo cáo quan trọng, cấp thiết sảy ra. Có thể lúc đó cấp trên của bạn đang bận nhưng do sự việc rất quan trọng và cấp bách nên bạn phải lập tức báo cáo ngay. Sự việc để lâu có thể sẽ gây nguy hại tới công viêc hay cả công ty.

– Khi báo cáo việc đầu tiên cần chú trọng tới đó chính là “Kết Quả” vì mục đích cuối cùng của báo cáo là kết quả của công việc. Sau đó có thể giải thích ngăn gọn sau. hoặc có thể giải thích một cách rõ ràng khi có yêu cầu.

– Khi báo cáo cần phân biệt rõ ràng sự việc mang tính chất chủ quan và khách quan. Trong báo cáo kết quả ý kiến của bạn không cần thiết phải nêu ra, thay vào đó hãy báo cá0 sự việc một cách chân thực nhất. Ngoài ra khi có ý kiến riêng bạn nên nói rõ trức khi công việc bắt đầu.

–  Khi báo cáo mà sự việc mang tính chất đơn giản thì nên lựa chọn báo cáo bằng lời, ngược lại khi sự việc có nội dung phức tạp thì nên chọn phưng pháp báo cao mang tính chất tài liệu.

– Khi có lỗi, vướng mắc hay cản trở nên báo cáo ngay cho cấp trên và các đồng nghiệp biết. Hơn nữa khi tìm ra cách giải quyết một việc vướng mắc cũng nên báo cáo cho cấp trên và các đông nghiệp biết để họ có thể biết cách giải quyết khi gặp phải sự việc tương tự.

2. Liên lạc(連絡)

Việc liên lạc khá quan trọng trong khi làm việc. Bạn cần chú ý tới nó để tránh làm công việc chung của nhóm hay của công ty bi ảnh hương.

– Khi có việc bận phải nghỉ làm bạn cần liên lạc tới những người có liên quan để báo cáo. Việc này sẽ giúp cấp trên, các đồng nghiệp có cách sắp sếp công việc hợp lý không làm ảnh hưởng tới công việc của người khác.

– Khi liên lạc cần rõ ràng tránh dùng những kiểu liên lạc mậm mờ. Không nên dùng các cách truyền đạt nội dung như là: “có thể tôi sẽ tới”… phải nói một cách rõ ràng rành mạch chính sác.

– Phải liên lạc một cách sớm nhất có thể. Khi định nghỉ làm 1 ngày  bạn nên báo cáo sớm trước 1 hay 2 hôm để mọi người còn sắp xếp công việc.

3. Bàn bạc(相談)

Việc bàn bạc ở đây chính là việc cùng nhau tìm cách giải quyết các vấn để vướng mắc một cách hợp lý nhất.

– Khi có việc không hiểu liên quan tới công việc được giao từ cấp trên bạn nên ngay lập tức hỏi cho rõ ràng. Không nên tự phán đoán và tự giải quyết. Vì việc phán đoán của bạn có thể khác hẳn với nội dung công việc.

– Khi nhận công việc nếu thấy việc đó không hợp lý hoặc có cách giải quyết tốt hơn bạn cũng nên đưa ra ý kiến để cùng các đồng nghiệp và cấp trên tìm ra cách giải quyết hợp lý nhất.

Nói đến đây rất hẳn có nhiều người nghĩ những việc như trên thực hiện thì quá đơn giản. Nhưng sự thức không phải như vậy. Những người để có thể hoàn thành suất sắc việc ho-ren-so không phải là nhiều. Vậy để có thể áp dụng việc việc Ho-ren-so một cách tốt nhất ngay bây h chúng ta hãy bắt tay vào áp dụng nó, ban đầu là việc liên lạc khi đi làm muộn và báo cáo khi làm xong việc( làm xong sớm hãy báo cáo ngay đừng ngồi giải chí, đọc báo)