Cách quản lý thời gian đơn giản mà hiệu quả

Giữa bộn bề công việc, đôi lúc mình cũng loay hoay tự hỏi, liệu cách quản lý thời gian trong công việc của mình có đang thực sự hiệu quả, và có cách nào để quản lý thời gian một cách hiệu quả hơn hiện tại hay ko. Cho đến khi cuốn sách “thuật quản lý thời gian” của tác giả Brian Tracy, mình đã thấy được phương pháp quản lý thời gian thực sự khoa học, đơn giản, hiệu quả mà dễ dàng áp dụng. Mình xin tóm tắt và chia sẻ lại cách quản lý thời gian hiệu quả trong công việc như sau:

1. Có “tầm nhìn dài hạn”
Những người có hiệu suất cao thường dành thời gian để nghĩ về tương lai trong dài hạn, thường là 10 hay 20 năm sau, và tìm hiểu rõ xem họ muốn đạt được điều gì trong cuộc sống và công việc vào thời điểm đó. Sau đó họ sẽ trở lại với hiện tại và đảm bảo rằng những việc mình làm phù hợp với mục tiêu trong tương lai, sau đó vạch ra các bước cần làm để đạt được mục tiêu.
Tầm nhìn dài hạn này giúp chúng ta có thể ra quyết định tốt hơn ở thời điểm hiện tại. Qua việc dự tính về tương lai và quan sát hiện tại, thường thì bạn sẽ nhận ra các việc phải làm và những sai lầm có thể tránh. Hoạt động này sẽ giúp bạn nắm rõ các tôn chỉ của bản thân. Nó sẽ mang đến những công cụ để quản lý thời gian và các hoạt động sao cho những việc bạn làm hôm nay đưa bạn tới gần hơn tương lai mà mình mong muốn.

2. Viết ra các kế hoạch. Lên kế hoạch để đạt mục tiêu.

3. Lập biểu đồ các kế hoạch.

4. Lập danh sách các công việc hàng ngày.
Thời điểm tốt nhất để lập danh sách là tối hôm trước, vì khi đó tiềm thức của bạn có thể xử lý danh sách này trong khi bạn ngủ. Đến khi thức dậy vào buổi sáng, bạn sẽ thường có được những ý tưởng và sự thấu hiểu nhằm đạt được những mục tiêu quan trọng nhất trong danh sách của mình. Vào cuối mỗi ngày, việc cuối cùng bạn cần làm là lên kế hoạch cho ngày hôm sau.

5. Thiết lập các ưu tiên rõ ràng.
Trong cuốn sách trình bày nhiều phương pháp để thiết lập các ưu tiên trong công việc như: phương pháp ABCDE, phương pháp thiết lập ưu tiên dựa trên quy luật của số ba, hay ưu tiên dựa trên tính chất quan trọng hay cấp bách của công công việc.  Sau đây mình sẽ trình bày chi tiết về phương pháp ABCDE, một phương pháp thiết lập ưu tiên khá đơn giản và dễ thực hiện.
Với danh sách các công việc phải làm được lập ra cho ngày hôm sau ở mục 4.  Chúng ta sẽ viết A, B, C, D, E ở bên cạnh mỗi đề mục trong danh sách trước khi bắt đầu làm việc.
+ Một mục được đánh dấu A là việc bạn phải làm. Đó là việc quan trọng và sẽ có những hệ quả nghiêm trọng từ việc thực hiện hay không thực hiện nó. Hãy viết A vào bên cạnh những nhiệm vụ và hoạt động mà bạn phải thực hiện trong ngày để có thể hoàn thành chúng.
+ Các mục được đánh dấu B là những việc bạn nên làm. Có những hậu quả nhẹ từ việc làm (hay không làm) các nhiệm vụ nhóm B, nhưng chúng không quan trọng bằng các hoạt động thuộc nhóm A. Quy tắc ở đây là hãy đừng bao giờ làm một hoạt động nhóm B khi còn một hoạt động nhóm A chưa được hoàn thành.
+ Những hoạt động nhóm C là những việc làm thì tốt, nhưng chúng không có hậu quả nào dù là tích cực hay tiêu cực. Việc tán gẫu với đồng nghiệp, uống thêm một ly cà phê hay kiểm tra email là những việc làm thì tốt, và thường mang lại cảm giác vui vẻ và thú vị, nhưng việc bạn có làm hay không không để lại hậu quả gì đối với hiệu quả làm việc của bạn.
+ Một hoạt động nhóm D là một việc bạn có thể ủy quyền cho người khác làm. Nguyên tắc ở đây là bạn nên ủy quyền tất cả mọi việc có thể cho người khác để có thêm thời gian làm các hoạt động nhóm A. Các hoạt động nhóm A của bạn và việc thực hiện chúng thành công là yếu tố quyết định chủ yếu tới toàn bộ sự nghiệp của bạn.
+ Một hoạt động nhóm E là một việc bạn nên loại bỏ hoàn toàn. Xét cho cùng, bạn chỉ có thể kiểm soát thời gian của mình khi chấm dứt những việc không cần thiết.

6. Giữ đúng hướng.
Nhiệm vụ còn lại của bạn là tập trung vào cách sử dụng thời gian có giá trị nhất và rèn luyện bản thân để có thể liên tục làm việc với một số ít hoạt động có đóng góp lớn nhất cho công việc. Luôn kiên định và giữ vững quyết tâm của mình để hoàn thành các kế hoạch cũng như những mục tiêu đã đề ra.