Run an Effective Meeting

Abstract

This is a summary from a post from HBR on how to run an effective meeting with additional remarks and comments by myself.

Introduction / Giới thiệu

Chúng ta họp hàng ngày, hàng tuần, họp ít hay nhiều. Bạn có cảm thấy chán nản vì họp quá nhiều, họp quá dài nhưng không hiệu quả? Bài viết sau được tổng kết và bình luận thêm bảy nguyên tắc cần làm để các cuộc họp trở nên thoải mái và hiệu quả hơn.

“Keep the meeting as small as possible. No more than seven people.”

Số người tham gia họp càng ít càng tốt. Và tốt hơn là ít hơn bảy người.

Số 7 ở đây chỉ là ví dụ. Ý chính ở đây là đừng gọi quá nhiều người, đặc biệt là những người không mấy liên quan tới mục đích của cuộc họp. Những người đó, có thể gặp riêng và thảo luận sau/ngoài cuộc họp.

Nếu mỗi người trong cuộc họp phát biểu 15 phút và số lượng người tham gia là 10, ta sẽ mất 150′ tức là 2 tiếng rưỡi họp. Điều tồi tệ hơn là càng nhiều người tham gia, số kênh trao đổi càng nhiều, chúng ta càng mất thời gian trao đổi, cuộc họp khó đạt được mục đích, khó “chốt”. Tức là hiệu quả giảm.

“Ban devices.”

Cấm đem thiết bị vào phòng họp, trừ một số người thực sự cần thiết như người ghi biên bản cuộc họp hay chúng ta cần máy tính để trình chiếu.

Máy tính, điện thoại di động, máy tính bảng làm người họp mất tập trung. Họ sẽ làm việc riêng và ta không thể kiểm soát được. Việc “cấm” này có vẻ “phát xít”.

Nên có quy định cho mọi cuộc họp trong tổ chức, ví dụ như:

1. Không đem máy tính, điện thoại vào phòng họp,
2. Nếu muốn nghe điện thoại, phải ra ngoài phòng họp,
3. Không để điện thoại kêu (chỉ để rung).

Khi những quy định này được đề xuất hay ban hành, khả năng lớn là đại đa số nhân viên sẽ phản đối, đặc biệt là những nhân viên có vị trí cao trong công ty (do họ bắt buộc phải thay đổi thói quen (xấu)).

Tuy nhiên, khi nhận ra hiệu quả của những quy định này, họ sẽ tuân theo vui vẻ.

Việc đặt chế độ phạt theo hình thức vui vẻ, có tính nhắc nhở sẽ giúp thành viên họp quen với thói quen mới nhanh hơn.

“Keep it as short as possible — no longer than an hour.”

Họp càng ngắn càng tốt. Đừng họp quá một tiếng.

Khi họp quá một tiếng, chúng ta sẽ mệt mỏi và mất tập trung, dẫn tới hiệu quả cuộc họp giảm.

Nếu thực sự cần họp dài hơn một tiếng thì nên chia thành nhiều cuộc họp khác nhau.

3 cuộc họp dài 30 phút với một mục đích hiệu quả hơn một cuộc họp dài 3 tiếng.

“Stand-up meetings are more productive.”

Hãy họp đứng (chứ không ngồi).

Lý do khá đơn giản:

1. Khi đứng, não vận động tốt hơn,
2. Khi đứng, ta mỏi chân và muốn cuộc họp kết thúc càng sớm càng tốt.

Đây cũng là lý do vì sao cuộc họp hàng ngày trong khung làm việc Scrum được gọi là “daily standing meeting” – nghĩa là nó cần hội tụ đủ các yếu tố:

• (Họp) đứng
• (Họp) hàng ngày
• Ở cùng một thời điểm trong ngày (và cùng một chỗ)

“Never hold a meeting just to update people.”

Không họp nếu mục đích chỉ là “update” (thông báo) nội dung mới cho một số người.

Để “update”, ta có thể gửi email, gửi tin nhắn hay nói miệng.

Khi ta cần trao đổi sâu hơn, với mục tiêu rõ ràng và quan trọng hơn, hãy đặt lịch họp.

Nói cách khác, nếu không quá quan trọng, không có (nhiều) thông tin mới, không có điều gì cần “chốt”, đừng họp.

“Always set an agenda out ahead of time”

Nghị trình (agenda) cuộc họp là hiển nhiên với một môi trường chuyên nghiệp.

Họp không có nghị trình là phí thời gian vì ta không biết ta đến họp với mục đích gì, trao đổi gì, chốt gì.

Hơn nữa, cần gửi agenda trước khi cuộc họp diễn ra, càng sớm càng tốt.

Tùy vào khung thời gian và nội dung họp, có thể cần gửi trước agenda một tháng, một tuần hay một vài ngày trước khi cuộc họp diễn ra.

Những người tham gia họp, khi biết trước agenda, sẽ có sự chuẩn bị tốt hơn và do đó, họp hiệu quả hơn.

“and be clear about the purpose of the meeting.”

Hãy nói rõ mục đích cuộc họp là gì, thật ngắn, trong một vài dòng như “Chúng ta có nên tiếp tục dự án X hay không?”

Với mục đích rõ ràng, cuộc họp có thể chỉ cần vote theo số đông để có được quyết định “dừng hay không dừng”.

Other notes / Chú ý khác

1. Chỉ định người take note,
2. Tất cả những người tham gia có sự chuẩn bị trước về mặt tinh thần và nội dung,
3. Chỉ định người điều khiển cuộc họp, điều chỉnh cuộc họp theo các tiêu nói nói trên. Tối xin nhắc lại: Tập trung vào agenda, không lệch chủ đề, chủ động ngắt phát biểu nếu quá dài.

Symptons of an ineffective meeting / Một số biểu hiện của cuộc họp không hiệu quả

1. Thời gian quá dài,
2. Không đi vào nội dung chính,
3. Không rõ mục tiêu của cuộc họp là gì,
4. Có người ngủ hoặc/làm việc riêng trong khi họp,
5. Không có kết luận, danh sách TODO/next action sau cuộc họp.