Scrum: Xác định thời gian cốt lõi (Core Time)

Giới thiệu

Khung làm việc Scrum khuyến khích thành viên nhóm Scrum làm việc toàn thời gian (full-time). Tuy nhiên, trong thực tế có nhiều tình huống ở đó thành viên không hay không thể làm việc toàn giời gian. Điều này dẫn tới mâu thuẫn về việc quyết định thời gian làm việc (chung) trong nhóm.

Bài viết này giới thiệu một số tình huống tìm thấy trong cuốn “Scrum Field Guide” của Mitch. Cách giải quyết mâu thuẫn này qua việc xác định Core Time (thời gian cốt lõi) và đối chiếu thực tế tình hình ở Việt Nam.

Tình huống

Trong cuốn SFG, Mitch đưa ra một ví dụ về mâu thuẫn giữa hai thành viên trong nhóm Scrum về giờ làm việc. Jacob đến công ty sớm, từ 7h30 trong khi Russ bắt đầu công việc vào 11h trưa. Khi mâu thuẫn xảy ra, ScrumMaster đứng ra xử lý việc xác định core time cho toàn thành viên trong nhóm Scrum, bao gồm việc chốt thời gian chung mà cả hai thành viên Jacob và Russ đều có mặt tại công ty.

Các tình huống khác có thể ảnh hưởng đến toàn nhóm Scrum, liên quan đến thời gian bao gồm:

1. Nhóm làm việc phân tán tại nhiều địa điểm, nhiều múi giờ khác nhau (distributed)
2. Nhóm có thành viên làm việc từ xa (remote)
3. Nhóm có thành viên làm bán thời gian (part-time)
4. Nhóm có thành viên chỉ tham gia một phần công việc dự án ở dạng tư vấn (consultant team member)

Việc không xác định được thời gian của nhóm sẽ có hệ quả là: Thành viên trong nhóm không có khoảng thời gian (chung) để xác định công việc liên quan giữa các bên.

Xác định Core Time

Việc xác định thời gian cốt lõi cho nhóm khá đơn giản. Nó chỉ là việc thành lập một bảng gồm khoảng giờ (giờ đến công ty, giờ buổi sáng, nghỉ trưa, giờ làm việc chiều, giờ kết thúc công việc) cũng mọi thành viên trong nhóm.

Việc xác định thời gian này nên cho ScrumMaster hỗ trợ việc ra quyết định và các thành viên trong nhóm quyết định dựa trên sự đồng thuận. Việc quyết định thời gian cốt lõi cần cân bằng lợi ích, nhu cầu, mong muốn của mọi thành viên.

Hình dưới đây mô tả bảng thời gian làm việc của một nhóm có thời gian làm việc flexible:

Từ bảng này có thể thấy thời gian làm việc chung của nhóm như sau

1. Buổi sáng: 10:00–12:00 (thời gian chung 2 giờ);
2. Giờ ăn trưa: 12:00–13:00;
3. Buổi chiều: 13:00–16:30 (thời gian chung 3,5 giờ).

Đối chiếu thực tế

Nếu công ty không sử dụng chế độ thời gian flexible, hầu như các nhóm không gặp vấn đề với thời gian cốt lõi.

Với những nhóm freelancer, việc xác định thời gian cốt lõi là cần thiết.

Những Scrum team có thành viên làm những việc đặc thù như: hạ tầng, quản trị máy chủ, phân tích nghiệp vụ, đội task force… thường làm việc bán thời gian, họ chỉ xuất hiện khi cần. Với các nhóm này, cần xác định trước thời gian cốt lõi.

Với những công ty startup nơi việc quản lý thời gian là lỏng lẻo, họ đặt việc hoàn thành công việc cao hơn là bó buộc thời gian cũng cần chú ý.

Những nhóm làm việc remote cho một nhóm có khách hàng, đồng nghiệp ở nước ngoài, việc họp, demo… thực hiện qua Skype. Họ cũng rất cần xác định thời gian cốt lõi.

Nếu nhóm có những thành viên hay đi họp (ngoài dự án), như các vị trí kinh doanh, hỗ trợ khách hàng… việc chốt thời gian cốt lõi cũng không kém phần quan trọng.

Ngoài ra cần chú ý tới những thành viên được nghỉ 1h trong gian đoạn thai sản (theo quy định của nhà nước), hay những buổi training nội bộ hay ngoài công ty.