Happy retrospectives in Septeni Technology(Practise 2)

Topic : Nhìn nhận, đưa ra cải tiến để nâng cao vai trò của Scrum Master trong dự án ở Septeni

Hiện tại công ty Setpteni Technology đang áp dụng mô hình Scum vào việc phát triển dự án thay cho các mô hình truyền thống như mô hình thác nước (Waterfall). Scrum là một khung làm việc linh hoạt cho phép bạn sử dụng được nhiều quy trình và kĩ thuật khác nhau. Cuộc họp retrospective là cuộc họp quan trọng nhất trong Scrum. Nó phản ánh mỗi sprint, milestone gần nhất và xác định các khía cạnh cần được cải tiến và tuyên dương, quyết định sự thành công và độ ổn định lâu dài của nhóm Scrum.
Tuy nhiên có những buổi họp retrospective của một số dự án trong công ty chúng tôi còn gặp phải một số vấn đề như: chưa thực sự đưa ra được vấn đề và phương án trọng tâm cần giải quyết, các thành viên trong nhóm dự án chưa có sự liên kết, tương tác cao hoặc cảm thấy nhàm chán khi lặp đi lặp lại cách thức thực hiện retrospective qua mỗi sprint.
Để giải quyết vấn đề này, nhóm Scrum Master của công ty đã cùng xây dựng và triển khai các buổi Retrospective linh hoạt, kết hợp nhiều activity khác nhau để các Scrum Master có thể áp dụng cho mỗi buổi Retrospective của dự án.
Dưới đây là một buổi retrospective của nhóm Scrum Master đã thực hiện để đưa ra cải tiến nâng cao vai trò của Scrum Master trong dự án ở Septeni. 

Agenda
I. Khái quát hiện trạng vai trò của SM trong dự án ở công ty & phổ biến luật lệ buổi họp.  (5 minutes)
II. Thực hiện Retrospective theo các bước (55 minutes):
1. Set the Stage: Check-in (3 minutes)
2. Gather Data: Speeding boat  (15 minutes)
3. Generate Insight: Brain Storming  (15 minutes)
4. Decide what to do: Short Subjects  (10 minutes)
5. Close the Retropsective: Kudo Card  (5 minutes)
* Shuffle time (7 minutes)

Thực hiện 

Scrum Master (sau đây sẽ gọi là SM) trước hết sẽ cảm ơn mọi người đã dành thời gian tham gia cuộc họp, tạo một không khí thoải mái và thân thiên.
Sau đó, SM thực hiện phổ biến  về: hiện trạng công ty, mục đích buổi họp, các luật lệ cần tuân thủ trong buổi họp.
Buổi retrospective này có 12 thành viên, được chia làm 3 nhóm. 

Hiện trạng công ty: 

• Chưa có Role SM riêng, bất kỳ thành viên nào trong dự án làm SM cũng được.
• Stakeholder không thấy rõ được vai trò của SM.
• Công việc của SM không có output rõ ràng.

Mục đích buổi Retrospective: 

• Xuất phát từ những vấn đề trên, cùng với chiến lược chuẩn hóa quy trình, mong muốn đạo tạo đội ngũ SM chuyên nghiệp của công ty, nhóm SM tổ chức buổi Retrospective với chủ đề “Nhìn nhận, đưa ra cải tiến để nâng cao vai trò của Scrum Master trong dự án ở Septeni“

Các luật lệ được đề ra trong buổi họp :             

Bắt đầu buổi Retrospective

1. Set the Stage: Check-in (3 minutes)
Method được dùng ở step Set the Stage là Check In, mục đích là để thăm dò tình trạng, mong muốn của mỗi thành viên đối với buổi họp.
SM chuẩn bị cho team sticky note, bút màu.
SM hỏi nhóm: “Dùng 1 hoặc 2 từ để miêu tả cảm xúc của bạn ngay lúc này?”
SM bấm giờ cho các nhóm có 2′ để viết lên sticky note, rồi dán lên bảng.
Sau đó, SM tổng hợp các ý kiến của các nhóm (1′)

2. Gather Data: Speeding boat  (15 minutes)
Method được dùng ở step Gather Data là Speeding boat, mục đích là để thu thập dữ liệu liên quan đến 2 yếu tố hỗ trợ & cản trở.
Speeding boat là con thuyền đại diện cho nhóm đang tiến về mục tiêu, các mỏ neo đại diện cho yếu tố gây cản trở, cơn gió đại diện cho các yếu tố hỗ trợ, thúc đẩy team tiến gần về mục tiêu.
SM chuẩn bị bảng trắng và vẽ con thuyền, sticky note, bút màu cho team.
Các nhóm sẽ thực hiện trả lời lần lượt các câu hỏi sau, mỗi nhóm phải đưa ra được cả 2 yếu tố cản trở & hỗ trợ. Nhóm có 10′ để trao đổi đưa ra ý kiến.
★ Những vấn đề nào đang giữ con tàu, cản trở team tiến về mục tiêu => Dán mỗi ý kiến ở khu vực mỏ neo.
★ Những yếu tố nào đang thúc đẩy, giúp con tàu tiến nhanh hơn về mục tiêu => Dán mỗi ý kiến ở khu vực cơn gió.
Mỗi yếu tố được viết lên 1 sticky note, yếu tố hỗ trợ viết lên note màu hồng, yếu tố cản trở viết lên note màu cam.
     

Sau đó, các nhóm sẽ lên bảng trình bày các ý kiến, nhóm lại các ý kiến trùng lặp và vote chọn lấy 2 yếu tố (5′)
SM chuẩn bị dot vote cho nhóm, mỗi thành viên được lựa chọn 1 yếu tố hỗ trợ, 1 yếu tố cản trở mà mình muốn.
Kết quả cuối cùng chọn được 2 yếu tố(1 hỗ trợ, 1 cản trở) như sau:
  

3. Generate Insight: Brain Storming  (15 minutes)
Method được dùng ở step Generate Insight là Brain Storming, mục đích là để phân tích, làm rõ dữ liệu thu được ở trên.
SM chuẩn bị cho nhóm: sticky note, bút màu cho team.
Mỗi nhóm cùng trao đổi, thảo luận để đưa ra đặc điểm, nguyên nhân của từng yếu tố.
Nhóm có 10′ để cùng thảo luận và thống nhất ý kiến. Mỗi ý kiến viết trên một sticky note.
Sau đó các nhóm sẽ lên trình bày ý kiến của mình, nhóm lại các ý kiến trùng lặp và vote chọn lấy 2 yếu tố (5′)

4. Decide what to do: Short Subjects  (10 minutes)
Method được dùng ở step Decide What to Do là Short Subject, sử dụng Who – What – When để đưa giải pháp cụ thể cho từng vấn đề đã phân tích ở trên: Ai – Làm gì – Làm khi nào?
SM vẽ các cột Who – What – When lên bảng trắng, chuẩn bị stickey note, bút màu cho nhóm.
Các nhóm cùng trao đổi dựa trên các điểm đã phân tích ở bước trước để đưa ra giải pháp cụ thể cho từng yếu tố hỗ trợ, cản trở.
Mỗi nhóm có 6′ để thảo luận, thống nhất ý kiến. Mỗi ý kiến viết trên một sticky note.
Sau đó các nhóm sẽ lên trình bày ý kiến của mình, nhóm lại các ý kiến trùng lặp và vote chọn lấy 2 giải pháp (4′)

SM chuẩn bị dot vote cho nhóm, mỗi thành viên được lựa chọn 1 giải pháp cho hỗ trợ, 1 giải pháp cho cản trở mà mình muốn.
Kết quả cuối cùng chọn được 2 giải pháp(1 hỗ trợ, 1 cản trở) như sau:

5. Close the Retropsective: Kudo Card  (5 minutes)
Để kết thúc, SM cho nhóm thực hiện Kudo Card để lấy thông tin phản hồi về buổi Retrospective mà các thành viên vừa trải qua.
SM chuẩn bị các kudo card cho các nhóm, yêu cầu mỗi thành viên lựa chọn card mình muốn và viết ý kiến của mình vào sticky note.
Nhóm có 2′ để viết ý kiến, và từng nhóm tổng hợp ý kiến của các thành viên, dán lên bảng trắng.
SM tổng kết nội dung các ý kiến, cảm ơn tất cả các thành viên tham gia và kết thúc buổi Retrospective. (3′)

Trên đây là một ví dụ về cách thức, các activity thực hiện trong một buổi retrospective để mọi người có thể tham khảo.
Qua buổi retrospective này có thể thấy bằng cách kết hợp linh hoạt các activity, chúng ta đã thu thập được rất nhiều ý kiến đóng góp và các phương án cụ thể để giải quyết được vấn đề ban đầu đưa ra, các thành viên trong nhóm tích cực tương tác, nâng cao liên kết trong nhóm. Ngoài ra, chúng tôi cũng thu thập được các ý kiến phản hồi về chính buổi retrospective này để có thể cải thiện hơn ở những buổi thực hiện tiếp theo.
Để tránh sự nhàm chán thì ở mỗi bước của buổi retrospective, các SM nên thay đổi linh hoạt các activity cho phù hợp với nhóm dự án, tình trạng sprint vừa qua của dự án, có thể tham khảo các avitivity trong quyển sách “Agile Retrospectives: Making Good Teams Great – Esther Derby, Diana Larsen”.