Đổi mới và sáng tạo trong công việc – Pomodoro thực nghiệm

Hướng ứng tháng làm việc với sự đổi mới, sáng tạo trong công việc của #sep-gr-section. Mình đã chọn pomodoro – phương pháp quản lý thời gian tối đa để nâng cao hiệu suất tối đa sự tập trung làm việc. Sau đây sẽ là review của mình sau 15 ngày học tập và làm việc cùng pomodoro, cũng như những ưu nhược điểm, khó khăn mà mình đã trải qua ra trong suốt thời gian vừa qua nhé.

Pomodoro là gì?

Nhà quản lý người Ý tên là Francesco Cirillo đã phát minh ra Kỹ thuật Pomodoro vào đầu những năm 90. Ông đặt tên kỹ thuật này là “Pomodoro” (nghĩa là quả cà chua theo tiếng Ý) sau khi sử dụng công cụ đo thời gian hình quả cà chua để theo dõi công việc thời còn là sinh viên đại học.
– trích từ tài liệu của Agilebreakfast

Đây là một phương pháp được áp dụng rộng rãi và phổ biến trên thế giới, mình sẽ không đi vào chi tiết nữa, bên cạnh đó tài liệu cũng khá là nhiều mọi người có thể tìm hiểu dễ dàng trên mạng, hoặc có thể tham khảo sản phẩm cây nhà lá vườn của công ty mình từ anh tuan_nt (Nguyễn Thanh Tuấn) – MNG của #sep-gr-section tại đây Những khái niệm hay nguyên tắc đều đã được ghi rõ trong bài viết trên.

Bối cảnh

Thực tế  rằng, trước khi chế độ WFH tại công ty FlintersVN được đề ra, khi mọi người còn lên công ty đầy đủ, Section mình đã từng tổ chức cách làm này một thời gian cho tất cả các thành viên, tuy nhiên khá là khó để áp dụng cho tất cả mọi người theo mốc thời gian và work sprint cụ thể bởi vì tình chất công việc và số lượng công việc, lịch họp của mỗi người cũng khác nhau cho nên chưa thực sự mang lại hiệu quả rõ rệt.

Trước khi biết đến phương pháp này, mình là một người làm việc với phong cách khá là tự do, không theo một rule cụ thể nào, khá là theo cảm hứng.

• Mỗi khi làm việc, những task khó và mất nhiều thời gian, mình thường gồng sức ra làm, làm liên tục đến khi xong việc thì thôi.
• Khi làm việc thường hay bị sao nhãng, mất tập trung
• Việc estimate time cho task để định lượng có thể sẽ sai lệch và không hoàn thành chính xác

Có thể công việc vẫn đảm bảo tiến độ, tuy nhiên vào những lần bị dồn tiến độ, cần gấp cho deadline thì thường dễ bị overload, một ngày thì không sao, nhưng nếu nhiều ngày liên tục thì sẽ rất oải và mệt nhất là khi gặp các vấn đề lớn hoặc bug và khó giải quyết, cũng như có thể ảnh hưởng đến estimated time.

Trước thời điểm sử dụng pomodoro, mình đang chuẩn bị để làm một task khá là khó và dài mất rất nhiều thời gian, cần sự tỉ mỉ cao và đang chậm deadline do trước đó bị ốm mấy ngày nên hiệu suất công việc bị giảm => công việc bị dồn đống.

Bên cạnh đó, mỗi buổi tối mình thường dành tầm 2h để học => với bối cảnh này như trước đây mình đã trải qua, thì buổi tối hầu như kiệt sức không thể học hành gì

=> đây đúng là thời điểm thích hợp để mình có thể thử thay đổi cách làm việc của mình, thử phương pháp làm việc mới, mình đã quyết định chọn thử sức với pomodoro.

Chuẩn bị

Loại bỏ các yếu tố gây sao nhãng

Phương pháp pomodoro đề cao việc tập trung tuyệt đối, cho nên cần phải loại bỏ các tác nhân gây sao nhãng hết mức có thể, bởi vì theo rule của phương pháp này, nếu như bị sao nhãng, mất tập trung thì sẽ bị break và tính lại work sprint từ đầu. Đầu tiên cần tìm các tác nhân gây sao nhãng, đối với bản thân mình thì mình nhận định gồm có:

• Notification từ các social network (facebook, twitter, zalo.. ): Đối với các app trên điện thoại, mình thường mất kha khá thời gian cho việc lướt chúng bằng điện thoại cá nhân => mình chuyển điện thoại sang mode Do no disturb và để càng xa càng tốt. Đối với máy tính cá nhân khi làm việc thì tắt hết tất cả các applications, windows trên trình duyệt có liên quan đến các ứng dụng này.
  
• Notification từ các kênh làm việc slack, skype.. : Những ứng dụng này chạy trực tiếp trên máy tính làm việc cá nhân và phải bật xuyên suốt quá trình làm việc, cho nên mình không thể tắt chúng được. Thay vào đó, mình sẽ mute hết tất cả các notification không cần thiết, cũng như không trực tiếp liên quan đến mình. Thay vì nhận tất cảt các thông báo trong các channels thì mình chỉ bật các notification khi chúng là direct messages hoặc được tag vào trong các thread. 
  

  

  Ở FlintersVN, khi có vấn đề gì quan trọng, mọi người sẽ được mention trực tiếp (ví dụ @uboku_team @quechoateam @channel @here ) hoặc direct message từ người khác tới mình. Vì vậy sẽ không sợ bị miss các tin nhắn gấp và quan trọng nhé

• Các yếu tố gây bất ngờ ( âm thanh từ xung quanh, tiếng người, tiếng chuông cửa … ): Bình thường làm việc mình có thói quen nghe nhạc từ youtube hoặc Spotify, việc này khiến mình cảm thấy thoải mái, điều tiết tâm trạng khi làm việc cũng như giúp mình lọc, tránh các âm thanh khác từ bên ngoài. Tuy nhiên thi thoảng sẽ có các yếu tố khác như nhạc quảng cáo từ các kênh này, có thể tránh chúng bằng cách downlist nhạc về nghe offline hoặc mua tài khoản premium của chúng :p .
• Đồ đạc ở góc làm việc: Có những đồ vật ở chỗ ngồi làm việc của mình khiến mình có thể táy máy, vọc vạch chúng => mình quyết định cất bớt chúng đi 

Công cụ

Hiện nay có rất nhiều tool giúp mọi người đo lường quá trình làm việc theo pomodoro. Cá nhân mình sử dụng một app trên appstore có tên là Be focused – một app mình cảm thấy sử dụng khá ổn và free

Lên kế hoạch

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ, loại bỏ các yếu tố, mình bắt đầu lập kế hoạch và thời gian thực hiện.

Việc này hết sức quan trọng, cần phải lên thời gian chi tiết, cho nên mỗi buổi sáng, mình thường dành một ít thời gian tầm từ 10 đến 15 phút để lên kế hoạch chi tiết trong ngày, kiểm tra các khung giờ họp, lên kế hoạch làm việc vào giờ nào, họp vào giờ nào, chúng có bị gối vào nhau không.. 

Đây đúng là phần khó khăn nhất, vì trước đây mình thường không có thói quen này, mà mình chỉ nhớ các mốc thời gian cho các buổi họp trong ngày, các deadline, các cuộc meeting, events… còn các khoảng thời gian còn lại thì hầu như làm việc theo tình trạng lúc đó, không ràng buộc phải làm gì và làm như thế nào.

Lúc lên kế hoạch, list hết tất cả những việc mình phải hoàn thành trong ngày, thì mình chia công việc của mình thành 2 loại:

• Type A: Những việc thường nhật, các events thường kỳ có thời gian cụ thể, không thay đổi được, ví dụ: Hôm nay là thứ 3, mình sẽ có Daily meeting 30p mỗi ngày vào 9h30 – 10h, Event cupping từ 13h-13h30 của #fv-coffee-club, OKR meeting cùng Team vào 16h30..
• Type B: Những việc mình có thể chủ động sắp xếp được thời gian, ví dụ: Các tasks sẽ phải làm trong ngày, training on job cho new member, hoàn thành documentations…

Sắp xếp công việc và tính toán thời gian

Sau khi đã có list công việc cụ thể và chi tiết, việc còn lại giống như việc xếp hình vào chỗ trống, sẽ xen các việc type B  – những việc không có mốc thời gian cụ thể vào giữa các type A.

Đối với các type B, đầu tiên cần phải xếp loại độ ưu tiên công việc (deadline, tính chất công việc, teamwork…): những việc quan trọng nhất cần được xếp lên đầu. Sau đó đến những công việc khó nhất, và cuối cùng là phần còn lại. 

Sau khi có list công việc đã phân loại của type B, chúng ta tiến hành tính toán thời gian có theo nguyên tắc của pomodoro (25 phút làm việc + 5 đến 10 phút nghỉ ngơi tuỳ vào thứ tự sprint ) tạo thành các work sprints sao cho tổng thời gian của chúng = daily working time – tổng các khoảng thời gian cho các công việc type A.

Theo nguyên tắc của Pomodoro, trong working sprint chúng ta chỉ nên làm một việc duy nhất trong khoảng thời gian 25 phút, tuy nhiên trong thực tế, 25 phút có thể quá thừa cho các công việc bé và kiểm tra lại chúng, cho nên mình đã linh động một chút là nhóm các công việc tốn ít thời gian lại với nhau thành 1 work sprint.

Việc cuối cùng chính là sắp xếp những work sprint vào chỗ trống, vậy là chúng ta đã có thời gian biểu khá là chi tiết cho 1 ngày làm việc, việc tiếp theo chính là làm theo những gì mình đã lên kế hoạch sẵn thôi.

Khó khăn trong quá trình thực hiện

Trong 15 ngày làm việc với pomodoro, mình đã chia ra 2 tuần tương ứng với 2 chế độ làm việc, Work From Home và Work From Office. Mình nhận thấy một số khó khăn bản thân gặp phải như sau:

Việc tuân thủ kỷ luật

Trong pomodoro, nếu bạn bắt buộc phải gián đoạn thì work sprint sẽ phải tính lại từ đầu, cho nên trong quá trình thực hiện chúng ta cần phải kiên định, tuân thủ kỷ luật, không được sao nhãng, đúng thời gian đã định, việc này thời gian đầu khá là khó khăn.

Trước đây mình quen với việc làm 1 mạch nên trong đầu khi hết thời gian vẫn sẽ nghĩ: ” Thôi thì cố thêm một tí nữa, tí nữa, gần xong rồi..”. Vì thế, phải thật khắt khe với chính mình để có thể tuân thủ các nguyên tắc đã đề ra.

Một trường hợp khác rất hay gặp đó là mention trong các thread chém gió, các tin nhắn tán gẫu, đây cũng là một thứ khó cưỡng lại trong quá trình thực hiện, tự dưng đang thực hiện sprint  một ai đó tag mình trong một thread, slack báo notification lên máy tính, nó thực sự rất là cám dỗ.

Việc nghỉ ngơi sai cách

Nguyên tắc đặt ra rằng đầu óc mình phải được thư thái hết mức có thể, tách biệt khỏi công việc cũng như suy nghĩ nặng nhọc. Thời gian đầu, khi vào các break times, đầu mình vẫn bị ám ảnh, những phân vân, suy nghĩ vẩn vơ về công việc đang làm dở, rồi cứ trông mong làm sao hết 5 phút nghỉ ngơi để quay lại công việc. Điều đó là trái với nguyên tắc đề ra. Cho nên mình đã phải tập relax hết mức có thể, làm sao cho đầu óc nó nhẹ nhàng nhất có thể. 

Khi WFH thì mình chọn nghe nhạc nhẹ nhàng, nhạc không lời, những bản hoà tấu đúng luôn sở thích của mình, hoặc đi rửa mặt, tập thể dục mắt một chút.

Đối với WFO thì mình có thể đi lại chém gió vui vui với ae trong công ty, hoặc đi pha cafe để thưởng thức. Việc chém gió với ae trong công ty cũng nên lựa chuyện để chém, tránh các yếu tố về chuyên môn trong công việc khiến mình phải suy nghĩ sâu xa, căng não. 

Các yếu tố ngoại cảnh không thể kiểm soát

Trong quá trình thực hiện, có thể có những việc gấp cần xử lý, phát sinh và ưu tiên gấp như direct message về vấn đề phát sinh gấp trong dự án, cần phải xử lý gấp, cần trả lời ngay hoặc là có người nhờ xử lý các issues, vấn đề trong công việc và cần giải quyết ngay..

Đối với những trường hợp bất khả kháng này thì mình bắt buộc đành phải dừng sprint chứ không thể làm khác được, nếu nó mất nhiều thời gian và căng thẳng thì cần nghỉ một chút từ 5 – 10p như trong nguyên tắc làm việc của pomodoro rồi sau đó start lại work sprint vừa rồi và tính thời gian lại từ đầu.

Đánh giá 

Thời gian 15 ngày thực sự là vẫn ngắn để có thể đưa ra một nhận định chính xác nhất. Tuy nhiên trước mắt mình có thể nhận định một số điểm như sau: 

• Hãy sử dụng pomodoro một cách linh hoạt, không cần phải rập khuôn, cứng nhắc, Pomodoro cũng chỉ là phương pháp giảm bớt sự quá tải, mệt mỏi của não bộ chứ không phải là một trường phái, một tôn chỉ làm việc:
  Nhiều người sẽ cảm thấy phiền toái khi  1 ngày cứ phải làm theo pomodoro, làm sao p tính toánh để pomodoro vừa khớp một ngày, rồi căn đo đong đếm công việc phải theo khuôn khổ, theo sprint… Mình thấy như vậy là không hợp lý, hãy sử dụng và áp dụng nó linh hoạt.
  Với mình, Pomodoro cho 1 ngày full 8 tiếng khá là khó, nhiều khi công việc rất khó sắp xếp, việc này gối việc kia nên chỉ có thể áp dụng phương pháp này cho một khoảng thời gian cụ thể trong ngày, hầu như ngày nào mình thử 8 tiếng pomodoro thì đều fail một vài cycle, cho nên bây giờ chủ yếu mình áp dụng chúng với các công việc mang tính chất dài hơi hơn, cần sự tập trung thực sự cao như các tasks lớn, những công việc mà mang tính chất không đi lại, giao tiếp nhiều, như viết documentation hay là chính là lúc viết bài blog này và mình gom chúng lại làm vào một thời gian cụ thể trong ngày, thường là từ 1h-4h chiều 
• Hiệu quả rõ với các task lớn và mất nhiều thời gian, cần thực hiện tỉ mỉ và cẩn thận:
  Vì làm và nghỉ đan xen nên có thể xen các bài tập thể dục cho mắt hay cơ thể => cơ thể sẽ không bị quá mệt mỏi sau một thời gian làm việc dài dẵng liên tục
• Việc đầu óc sẽ nhẹ nhàng hơn so với cách làm một mạch truyền thống là có thật, nó có hiệu quả thật: 
  Bằng chứng việc này được thể hiện bởi việc buổi tối mình vẫn có thể dành thêm 2 tiếng để học mà vẫn thấy nhẹ nhàng, không bị quá tải so với như trước đây khi về nhà chỉ muốn ngủ một mạch đến ngày mai đi làm.
• Việc học mình cũng áp dụng luôn bằng phương pháp này:
  Vì thời gian và các yếu tố ngoại cảnh dành cho thời gian tự học học mình có thể kiểm soát được nên pomodoro càng thể hiện được ưu điểm của mình.
• Việc giải quyết các vấn đề dường như tốt hơn:
  Đã có những sprint mình bị quay cuồng trong việc giải quyết một bài toán tuy nhiên sau khi hết sprint, nghỉ ngơi hoàn toàn, quay lại thì đã thông suốt ngay từ khi bắt đầu một sprint mới và giải quyết được nó :magic: :amazed: .
• Việc hoàn thành các tiêu chuẩn và nguyên tắc của sprint thực sự khó: 
  Việc từ một người làm việc theo kiểu tự do, cảm hứng, chuyển sang làm việc theo các quy tắc cụ thể, khuôn mẫu thực sự đúng là một thử thách lớn dành cho bản thân mình, tuy nhiên vì cũng mang lại những hiệu quả tích cực nên mình sẽ cố gắng duy trì chúng theo. 
• Để mang lại hiệu quả cao nhất, thì hãy áp dụng pomodoro vào thời gian mình cảm thấy mình có thể tập trung tốt nhất

Bên cạnh đó, mình nhận thấy những hiệu tích cực quả bên lề mà mình nhận được, những thói quen mới rất tốt cho bản thân cho dù sau này còn dùng phương pháp này hay không nữa :

• Đã học được thói quen lên kế hoạch chi tiết trong ngày, sắp xếp công việc cho bản thân mình một cách hiệu quả, đang dần chính xác => việc đưa ra các estimated time cho các task sẽ chính xác hơn.
• Đã giảm bớt sự sao nhãng trong công việc: trước đây, mình thường bị các thông báo, các tin nhắn từ các social networks làm mất tập trung, mở ra coi xong rồi lại lướt lướt một tí, đọc cái này cái kia 1 tí xong rồi hết mất một đống thời gian :pepe_sad:, hiện nay việc đấy đã không còn xảy ra nữa.
• Biết cách nghỉ ngơi đúng cách
• Rèn luyện tính kỷ luật và kiên định cho bản thân

Tổng kết

Trên đây là những trải nghiệm và bài học, kinh nghiệm mình đúc kết trong quá trình làm việc với pomodoro. Mặc dù mới chỉ trải nghiệm có 15 ngày nhưng bản thân mình nhận xét đây là một phương pháp làm việc khá là hiệu quả và mang lại nhiều sự tích cực cho mình, cho nên mình vẫn sẽ cố gắng duy trì làm việc bằng phương pháp này trong thời gian sắp tới, tuy nhiên sẽ điều chỉnh thêm một vài thứ cho phù hợp với tính chất công việc của bản thân cũng như thời gian sử dụng phù hợp, hợp lý nhất.

Hãy sử dụng pomodoro một cách thông minh, linh hoạt, các bạn sẽ thấy được sự hiệu quả của nó.

Cám ơn mọi người đọc bài viết của mình, rất hi vọng nhận được sự đóng góp từ mọi người.