Lỗi thường gặp khi phỏng vấn ứng viên

Phỏng vấn hiện nay không chỉ đơn thuần là đặt câu hỏi và tìm câu trả lời. Đây là một quá trình, một chặng đường mà nhà tuyển dụng và ứng viên gặp gỡ, tìm hiểu lẫn nhau. Tổ chức SHRM (Social Human Resource management_Mỹ) định nghĩa:
“Select interviews are designed to probe areas of interest to the interviewer in order to determine how well the candidate meets the needs of the organization”
“Phỏng vấn được thiết kế để nhà tuyển dụng/người phỏng vấn thăm dò trong những lĩnh vực được quan tâm nhằm xác định ứng viên phù hợp ở mức độ nào với nhu cầu của tổ chức” – tạm dịch
Trong quá trình này không chỉ có ứng viên lo lắng, hồi hộp mà bản thân nhà tuyển dụng cũng gặp vô vàn sức ép làm sao để tuyển dụng đúng người. Và một vài lưu ý nhỏ đối với những lỗi thường gặp có thể làm vợi bớt sức ép, tăng phần thú vị và tạo nên những ấn tượng tốt đẹp lâu dài đối với ứng viên.

1. “Moment of truth” (Khoảnh khắc hiện thực)

Moment of truth là những khoảng khắc hiện thực sau một khoảng thời gian ứng viên chủ yếu liên hệ thông qua email, điện thoại hoặc các phương tiện hiện đại khác (skype, tivi conference v.v…) sẽ đến phỏng vấn trực tiếp với nhà tuyển dụng. Ứng viên gặp gỡ nhân viên lễ tân/ hoặc nhân viên tuyển dụng đón tiếp không chuyên nghiệp, không được hướng dẫn cụ thể về buổi/ quá trình phỏng vấn, không được phỏng vấn đúng giờ như đã được thông báo (trừ một số trường hợp được tận dụng như một phương pháp phỏng vấn) v.v.. đều là những khoảnh khắc thất bại của nhà tuyển dụng mà không cần chờ buổi phỏng vấn thực sự được bắt đầu! Những ứng viên tài năng luôn đòi hỏi cao và những ứng viên hiện tại chưa phù hợp cũng cần được tạo những ấn tượng tốt đẹp cho tương lai và họ cũng sẽ trở thành những kênh truyền thông đắc lực cho doanh nghiệp.

2. Process chains (Chuỗi quy trình)

Process chain có nghĩa là phỏng vấn cũng là một chuỗi quá trình cần có sự liên kết giữa tất cả các khâu. Tùy từng Công ty mà số vòng phỏng vấn được lựa chọn khác nhau, có Công ty chỉ cần một vòng phỏng vấn, có Công ty hai vòng với đặc thù từng vòng khác nhau. Người phỏng vấn vòng một ngoài việc nghiên cứu kỹ hồ sơ ứng viên cần phải nắm rõ thông tin của quá trình sàng lọc (scanning), người phỏng vấn vòng hai ngoài việc nghiên cứu kỹ hồ sơ ứng viên cũng cần phải nắm rõ thông tin của quá sàng lọc, phỏng vấn vòng một và cứ tiếp tục như vậy. Nếu quá trình phỏng vấn không chạy theo một chuỗi, ứng viên sẽ phải trả lời rất nhiều câu hỏi trùng lặp tạo ấn tượng không chuyên nghiệp (trừ trường hợp được sử dụng một cách hợp lý để kiểm tra tính mâu thuẫn trong thông tin của ứng viên một cách khéo léo) và cuối cùng nhà tuyển dụng không thể nhìn thấy ứng viên một cách toàn diện nhất trên những quan điểm đa dạng của những người phỏng vấn.

3. Same with me (Hãy giống tôi)

Đây là lỗi nhà tuyển dụng rất dễ gặp phải do yếu tố tâm lý. Bạn đã từng phỏng vấn và thấy rằng: “tôi nhìn thấy mình khi còn trẻ trong cô ấy/anh ấy” hay thấy rằng câu trả lời của cô ấy/anh ấy giống với quan điểm của mình và ngay lập tức có cảm tình với ứng viên đó và tin rằng cô ấy/anh ấy cũng sẽ phát triển như bạn, sẽ dễ dàng “hợp cạ” trong quá trình làm việc sau này. Hay theo quan điểm của Willam J.rothwell trong cuốn sách “Tối đa hóa năng lực của nhân viên – The manager’s guide to maximizing employee potential” cho rằng hiện tượng nhà tuyển dụng đánh giá “một ứng viên đạt yêu cầu nhưng không phù hợp với môi trường ở đây” cũng là một dạng ngụy biện “giống tôi”. Một ứng viên đang đi trên con đường của bạn hay phù hợp với một môi trường “sẵn có” chưa chắc đã là một sự lựa chọn khôn ngoan. Những hành vi, những niềm tin nào của ứng viên có thể kết nối với giá trị của doanh nghiệp luôn là những yếu tố thúc đẩy tích cực.

4. I am right (Tôi luôn đúng)

Yếu tố này cũng gần giống với yếu tố thứ ba. Những người có thẩm quyền phỏng vấn là những người có quyền đánh giá và quyết định ứng viên có thỏa mãn yêu cầu của tổ chức, là những nguồn nhân lực đem lại giá trị và lợi thế cạnh tranh cho Công ty hay không. Nói cách khác, những người được tham gia phỏng vấn đều là những chuyên gia, những người có uy tín và tiếng nói trong doanh nghiệp. Và cũng chính vì vậy họ là những người thường tự tin rơi vào bẫy kinh nghiệm của chính mình. Rất nhiều trường hợp chúng ta tranh cãi đúng sai với ứng viên hay đánh giá trên quan điểm tôi luôn đúng luôn là rào cản lớn để đón nhận những tư tưởng mới, đem lại những sự thay đổi cần thiết cho Doanh nghiệp.

5. Young & Old candidate (Ứng viên “trẻ” & “già”)

Chúng ta thường quan niệm những ứng viên trẻ là những người còn nhiều nhiệt huyết và ham muốn thử sức, những ứng viên già là những người giàu kinh nghiệm, chắc chắn và dày dạn. Một số lĩnh vực đặc thù như ngành công nghệ thông tin thường muốn tuyển những ứng viên trẻ và một số lĩnh vực như Nhân sự, Kế toán, Tài chính thường mong muốn tuyển những ứng viên “cứng”. Nhưng rất nhiều khi ta sẽ thấy được những tâm hồn trẻ trong những ứng viên “già” hay ngược lại những ứng viên trẻ tuổi nhưng chững chạc và chín chắn. (Phải chăng những đặc tính này phần nhiều là do tính cách và hành vi nuôi dưỡng, chứ không liên quan đến tuổi tác cho lắm!). Nếu ta thay đổi cách tiếp cận và hướng tới một buổi phỏng vấn trao đổi giữa những người cùng nghề nghiệp, có lẽ buổi phỏng vấn sẽ trở thành một câu chuyện, một bức tranh về ứng viên thú vị và hữu ích hơn!

6. Simple & Difficult questions (Câu hỏi “dễ” & “khó”)

Có lẽ gọi là những câu hỏi dễ và câu hỏi khó thì cũng không hẳn đúng. Những câu dễ dẫn đến những câu trả lời tủ cũng như “trật” tủ; những câu hỏi dẫn đến trả lời hay một cách dễ dàng hay những câu hỏi khó trả lời dối lòng cũng gần gần với nghĩa như vậy. Phong cách phỏng vấn truyền thống thường với những câu hỏi ở thì tương lai như: “Em có thể làm gì để thích nghi với Công ty”, “Em có thể làm gì để đóng góp cho Công ty”… Còn những câu hỏi hiện nay thường bắt đầu ở thì quá khứ, và rất thường dùng là những câu hỏi tình huống, những câu hỏi về hành vi là những câu hỏi khá hữu dụng. Theo cuốn “Quốc gia khởi nghiệp”, quân đội Israel cũng dùng phương thức này để tuyển dụng, cũng vừa là một cuốn truyền cảm hứng mà chúng ta nên đọc. Câu hỏi phỏng vấn luôn là công cụ đắt giá nhất để chúng ta khai thác, đánh giá năng lực, trình độ, khả năng thực hiện công việc của ứng viên!
Chúng ta hoàn toàn có thể tránh những sai lầm này bằng sự kết hợp nhuần nhuyễn từng khâu trong quá trình phỏng vấn, bằng sự thấm nhuần tư tưởng, giá trị của doanh nghiệp trong sự chuyên nghiệp của mỗi người phỏng vấn thì tự bản thân chúng ta sẽ tạo dựng nên “cơ duyên” với những ứng viên tiềm năng và tiến bộ đến cho tổ chức.