Effectiveness of Short Meetings

Introduction/Abstract

This blog article shows some reasons why short meetings are more effective than long meetings.

The Situation/Vấn đề

Các cuộc họp dài quá mức cần thiết và không đạt được mục đích. Đây là việc thường gặp hàng ngày.

Vì lý do tâm lý và thói quen, cuộc họp diễn ra dài quá và không ai có ý định dừng nó lại hay suy nghĩ một biện pháp để cuộc họp ngắn hơn hay kết thúc đúng giờ nhưng vẫn hiệu quả, đạt được mục đích đặt ra.

Some Nice Quotes/Một vài gợi ý

1. Space-time tradeoff: Anh có thể viết 10 bức thư trong một ngày và cũng có thể mất một tuần chỉ để viết một bức thư
2. Nguyên lý Perato: Chúng ta dành 96% thời gian để giải quyết 4% lượng chủ đề cần bàn trong cuộc họp
3. Ý tưởng nặng ký chỉ đến trong 30 giây đầu tiên. Suy nghĩ thêm 30 phút cũng không nghĩ thêm gì đáng kế

Think Faster/Suy nghĩ nhanh, nhanh hơn

Trong ví dụ 30′ ở trên đã chỉ ra, việc nghĩ nhanh, trao đổi nhanh, một cách hiển nhiên giúp cuộc họp ngắn hơn đáng kể. Tư duy không trực diện, không tập trung vào vấn đề chính làm cuộc họp kéo dài lê thê.

Những ý tưởng trong các phần khác trong bài này giúp người tham gia họp bắt buộc phải suy nghĩ nhanh và kết luận nhanh.

Time Presssure/Áp lực thời gian

Chúng ta cần làm việc có kế hoạch. Trong cuộc họp cũng vậy. “Kế hoạch” trong cuộc họp là nghị trình “agenda”.

Với các cuộc họp “chốt”, mục đích là đưa ra kết luận. Tuy nhiên, việc thảo luận để đi đến kết luận rất khó được kiểm soát và dễ đi chệch nội dung chính, dẫn tới thời gian kéo dài.

Một mẹo để giải quyết vấn đề này là tạo áp lực thời gian cho mỗi lần phát ngôn, ví dụ timebox cho mỗi lần phát biểu ý kiến là 30′ hay 2 phút. Việc này ép người phát biểu phải nói ngắn – và thường là nói kết luận trước thay vì dài dòng phân tích.

Việc đặt timebox ngắn, hay rất ngắn (như 10′, 15′ hay 30′) cũng tạo áp lực thời gian ép người tham gia hoàn thành sớm.

Vậy nếu trong timebox (rất) ngắn đặt ra (10′), chúng ta không đạt được mục đích đặt ra thì sao? Câu trả lời đúng là: Hãy dừng cuộc họp và bố trí một cuộc họp ngắn khác. Đừng tiếp tục cuộc họp đó.

Effective Communication Tools and Method/Công cụ và cách giao tiếp hiệu quả

Giao tiếp hiệu quả nhất khi có hai người với một bảng trắng và viết lên đó.

Visualization (bằng hình) dể hiểu hơn chữ.

Nói hiệu quả hơn viết nhưng việc này phụ thuộc nhiều vào kỹ năng trình bày (nói) của người nói

Mindmap cũng là cách trực quan và giúp tư duy có cấu trúc.

Dùng bảng trắng hay máy chiếu, ghi biên bản luôn trên bảng hay máy chiếu giúp mọi người tập trung hơn, và tập trung duy nhất vào một điểm.

Start from conclusions/Đi từ kết luận

Trong khung thời gian ngắn, việc nói từ kết luận tiết kiệm được nhiều thời gian.

Nếu người tham gia không có phản hồi, câu hỏi, đóng góp với kết luận đó, chúng ta có thể đi tiếp cuộc họp. Nếu có ý kiến đưa ra, ta chỉ tập trung vào những chủ điểm đó và không lan man sang phần khác.

Để hiệu quả, cần luôn chú ý đi vào trọng tâm và mục đích của cuộc họp chủ điểm, chủ động yêu cầu dừng (phát ngôn) nếu chủ điểm lệch đường ray.

Conclusions/Thay cho lời kết

Việc chạy một cuộc họp ngắn, nhưng hiểu quả đòi hỏi sự kiên nhẫn, luyện tập và quan trọng hơn, thay đổi thói quen làm việc. Hãy luôn nhớ rằng “Một phút của bạn chính là một phút của người khác”.